Dokumenty — treści, klauzule i numeracja

Obszar Treści i numeracja w zakładce Dokumenty pozwala ustawić etykiety podpisów, klauzule i wzorzec numeru. Obszar Rodzaje dokumentów to przełączniki treści dla konkretnych wydruków.

Zanim zaczniesz

Ustawienia dokumentów zmienia właściciel konta (rola administrator). Wejdź w Ustawienia warsztatu → Dokumenty i wybierz obszar Treści i numeracja. Zapisz zmiany przyciskiem Zapisz zmiany na dole.

Podpisy

W sekcji Podpisy wpisujesz własne etykiety ramek na protokołach przyjęcia, wydania i karcie serwisowej: Przyjmujący (warsztat), Zleceniodawca (klient), Mechanik, Wydający (warsztat), Odbierający pojazd. Pusta etykieta przywraca tekst domyślny.

Przełącznik Drukuj imię i nazwisko pod podpisem dodaje pod ramką imię i nazwisko osoby zapisanej w dokumencie.

Klauzule i zgody

Klauzule jazdy próbnej i zwrotu części trafiają na protokół przyjęcia; informacja RODO trafia do Ogólnych warunków naprawy:

Jazda próbna — zgoda i Jazda próbna — brak zgody — treści przy polach zgody i odmowy w protokole.
Zwrot części — wnosi i Zwrot części — nie wnosi — czy klient zabiera wymienione części.
Zgoda marketingowa — drukowana pod zgodami z przyjęcia z pustą kratką do zaznaczenia długopisem. Zaznaczenie na wydruku nie zapisuje zgody w programie. Jeśli zostawisz pole treści puste, zgoda marketingowa nie pojawi się na wydruku.
Klauzula informacyjna RODO — drukowana w Ogólnych warunkach naprawy. Puste pole przywraca treść domyślną.
Odnośnik do Ogólnych warunków naprawy — adres strony albo np. „do wglądu w recepcji”. Gdy OWN nie są dołączane do protokołu ani nie ma tu odnośnika, klauzula o zapoznaniu się z nimi w ogóle się nie wydrukuje.

Więcej o zgodach klientów: Zgody klienta — RODO i marketingowa.

Numeracja i kod QR

Wzorzec numeru zlecenia — trzy formaty: ZL/2026/09/001 (licznik miesięczny), ZL/2026/001 (licznik roczny), 001/2026 (licznik roczny, numer z przodu). Ten sam wzorzec dostają wyceny i umowy najmu, z własnym prefiksem. Numery już nadane zostają takie, jakie są.
Kod QR na dokumencie — Strona warsztatu (adres z zakładki Firma) albo Bez kodu QR. Kod pojawia się w prawym górnym rogu protokołu przyjęcia i karty zlecenia, zawsze z adresem wypisanym literami pod spodem.

Rodzaje dokumentów

Obszar Rodzaje dokumentów pokazuje przełączniki treści dla dokumentu wybranego u góry strony. Własne przełączniki mają protokoły przyjęcia (z kartą zlecenia i pakietem przyjęcia) oraz protokół wydania:

Ceny i wartości — po wyłączeniu opisy prac i części pozostają, znikają kwoty.
Stawki VAT — kolumna ze stawką przy każdej pozycji; bez cen znika razem z nimi.
Skala paliwa — pięć pól oraz opcja „nie odczytano”.
Miniatury zdjęć — zdjęcia z protokołu z podpisem i czasem wykonania.
Dołącz Ogólne warunki naprawy (pakiet przyjęcia) — OWN dołączone jako kolejne strony tego samego pliku.

Przycisk Przywróć ustawienia tego rodzaju cofa przełączniki wybranego dokumentu do domyślnych. Pozostałe rodzaje (faktury, dowody kasowe, dokumenty magazynowe, raporty) korzystają wyłącznie z wyglądu wspólnego — ich treść wynika z dokumentu i nie daje się ukryć.

Jeśli coś poszło nie tak

Klauzula o zapoznaniu się z OWN nie drukuje się na protokole. Włącz Dołącz Ogólne warunki naprawy dla pakietu przyjęcia albo uzupełnij pole Odnośnik do Ogólnych warunków naprawy w sekcji klauzul — klauzula drukuje się tylko wtedy, gdy dołączysz warunki lub podasz odnośnik.

Zmieniłeś wzorzec numeru, a stare zlecenia wyglądają inaczej. To prawidłowe — nadane numery zostają. Program prowadzi osobne liczniki dla poszczególnych wzorców.

Podpisany protokół nie reaguje na zmiany. Podpisany dokument zachowuje treść i ustawienia z chwili podpisu — zmiany sprawdzisz na podglądzie obok przed zapisaniem.

Co dalej

Napisz regulamin naprawy: Ogólne warunki naprawy (OWN).
Ustaw nagłówek i stopkę: Dokumenty — wygląd wspólny.
Zobacz protokół w praktyce: Protokół przyjęcia krok po kroku.
Wróć do mapy ustawień.