Dopasowanie pozycji faktury do katalogu
Przed przyjęciem dostawy przypisz pozycje faktury do towarów w katalogu. Program zaproponuje dopasowania — sprawdź je, potwierdź lub wybierz właściwy towar.
Zanim zaczniesz
Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”Faktura musi być pobrana z KSeF — Synchronizacja faktur otrzymanych.
Wskaż dostawcę
Dział zatytułowany „Wskaż dostawcę”- Otwórz fakturę z listy Faktury KSeF — kliknij wiersz.
- Jeśli przy nazwie sprzedawcy widzisz Wybierz dostawcę, aby przyjąć towary do magazynu, masz dwie drogi:
- Dodaj do dostawców — program zakłada kartę dostawcy z danych sprzedawcy (nazwa i NIP z KSeF) i od razu przypina ją do faktury,
- lista Połącz z istniejącym + przycisk Połącz — gdy ta hurtownia już jest w twoim Magazynie.
Program zapamiętuje to przypisanie — kolejne faktury z tym NIP-em automatycznie powiąże z tym samym dostawcą.
Rozstrzygnij pozycje
Dział zatytułowany „Rozstrzygnij pozycje”Przy otwarciu karty program sam pobiera pozycje faktury i proponuje towary. Ręcznie uruchomisz to przyciskiem Pobierz pozycje albo Odśwież propozycje.
Każda pozycja ma jeden ze stanów:
| Stan | Co znaczy |
|---|---|
| Gotowa | Towar wybrany — pozycja wejdzie na PZ. |
| Do potwierdzenia | Program znalazł towar, ale czeka na twoje „tak”. |
| Brak towaru | Nic nie pasuje — wskaż towar, utwórz nowy albo pomiń pozycję. |
| Pominięta | Pozycja nie wejdzie na PZ (np. usługa transportowa). |
Decyzje podejmujesz w wierszu pozycji:
- Potwierdź propozycję — zgadzasz się z proponowanym towarem. Wiele propozycji naraz zatwierdzisz przyciskiem Potwierdź wszystkie propozycje nad tabelą.
- Wskaż towar (albo Zmień) — otwiera okno Wybierz towar: w zakładce Z katalogu wyszukaj towar po nazwie, indeksie lub EAN. W zakładce Nowy towar utwórz kartotekę na podstawie pozycji faktury (nazwa, cena zakupu i VAT przepisują się same). Cenę sprzedaży program podpowiada z domyślnego narzutu warsztatu — ustawisz go w Ustawienia → Magazyny i integracje → Magazyn → Narzut na części z hurtowni. Bez narzutu pole zostaje puste i nowy towar ma cenę sprzedaży 0 zł, dopóki jej nie wpiszesz.
- Pomiń pozycję — pozycja nie wejdzie na magazyn. Omyłkę cofniesz przyciskiem Przywróć pozycję.
Jeśli coś poszło nie tak
Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”Przy pozycji widzisz „Możliwe dopasowanie”. Program nie jest pewien — sprawdź towar i potwierdź albo wskaż inny przez Zmień.
„Potwierdź wszystkie propozycje” nic nie robi. Niektóre pozycje mogą pasować do kilku towarów o tym samym numerze. Program wymaga wtedy wyboru konkretnej kartoteki. Wskaż towar ręcznie w tych pozycjach.
„Nie udało się wczytać pozycji.” Treść faktury nie pobrała się z KSeF. Kliknij Spróbuj ponownie — przy awarii KSeF odczekaj chwilę.
Okno pyta „To ta sama część?”. W katalogu jest już kartoteka z tym samym EAN-em albo numerem — także numerem zapamiętanym na niej przy dostawie od innego dostawcy. Jeśli to ta sama część, kliknij Tak, to ta sama: pozycja trafi na tę kartotekę, a jej numer zostanie na niej zapamiętany, więc następna dostawa dopasuje się sama. Jeśli to inna część, kliknij Nie, to inna część i utwórz nową kartotekę. To samo pytanie wraca w zakładce Nowy towar, gdy wpiszesz numer albo EAN istniejącej kartoteki — wtedy nową utworzysz przyciskiem Utwórz mimo to.
Nie zakładaj drugiej kartoteki „na próbę”. Kartoteki, która raz przyjęła towar, nie da się potem scalić z inną — zobacz Duplikaty w katalogu i scalanie.
Co dalej
Dział zatytułowany „Co dalej”- Pozycje rozstrzygnięte? Przyjmij towar na magazyn.
- Wróć do listy faktur otrzymanych.