Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Proforma, faktura zaliczkowa i paragon

Przy wystawianiu dokumentu w sekcji Typ dokumentu masz do wyboru cztery opcje. O zwykłej fakturze VAT przeczytasz w Wystawienie faktury krok po kroku — tu są trzy pozostałe typy.

Proforma

Dział zatytułowany „Proforma”

Proforma służy do ustalenia ceny przed pracą — klient dostaje dokument z kwotami, ale to nie jest dokument księgowy. Program przypomina o tym wprost: po wybraniu typu Proforma zobaczysz komunikat „Proforma nie jest dokumentem księgowym, nie trafia do KSeF”.

  • Proformy nie wysyła się do KSeF i nie księguje — to dokument informacyjny.
  • Proforma nie zamienia się sama w fakturę. Gdy klient zaakceptuje cenę i zlecenie jest zrobione, wystaw zwykłą FV — najwygodniej z karty zlecenia przyciskiem Rozlicz (Rozliczenie zlecenia).

Faktura zaliczkowa

Dział zatytułowany „Faktura zaliczkowa”

Faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę przed realizacją — klient płaci część kwoty z góry, resztę przy odbiorze.

  • Nabywca i NIP są wymagane, jak przy zwykłej FV. Osobie prywatnej wystawisz fakturę zaliczkową z opcją Nabywca: osoba prywatna (bez NIP).
  • W formularzu nowej faktury wpisz jako pozycje zamówione części i usługi z ich pełną wartością. Program przekaże je do KSeF jako dane zamówienia (art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT), a faktura udokumentuje wpłatę tej kwoty. Kreator Rozlicz na karcie zlecenia nie wystawia faktury zaliczkowej — wystawiasz ją tutaj, w module Faktury.
  • Jeśli masz podłączony KSeF, program automatycznie wysyła fakturę zaliczkową do KSeF po wystawieniu — tak samo jak FV.
  • Gdy praca jest skończona, nie wystawiaj zwykłej faktury na pełną kwotę. Wystaw fakturę końcową, która odejmie wpłacone zaliczki: Faktura końcowa — rozliczenie zaliczek.

Paragon

Dział zatytułowany „Paragon”

Paragon jest dla klienta detalicznego, który nie prosi o fakturę. Sekcja nabywcy nazywa się wtedy Nabywca (opcjonalnie) i program mówi wprost: „Paragon nie wymaga danych nabywcy” — dane wpisujesz tylko na żądanie klienta. Bez wyboru klienta paragon wystawia się na „Klient detaliczny”.

Formularz mWarsztat ogranicza dokument typu Paragon do 450 zł brutto. To ograniczenie programu, a nie ogólny limit wartości paragonu fiskalnego. Jeśli potrzebujesz dokumentu na większą kwotę, skontaktuj się z pomocą.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

Program blokuje paragon na wyższą kwotę. Formularz stosuje opisane wyżej ograniczenie. Nie zmniejszaj wartości sprzedaży, aby je ominąć. Skontaktuj się z pomocą, jeśli potrzebujesz wystawić taki dokument.

Wystawiłeś proformę, a klient chce fakturę. Proformy nie da się „przekształcić”. Wystaw zwykłą FV — proforma zostaje na liście jako dokument informacyjny.

Klient wpłacił zaliczkę, a na końcowej wychodzi pełna kwota. Zaliczki nie odliczają się same — do rozliczenia służy osobny dokument. Zobacz Faktura końcowa — rozliczenie zaliczek.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”