Import do Rewizora i Rachmistrza (InsERT)

Ten artykuł jest dla osoby, która prowadzi księgi warsztatu w Rewizorze albo Rachmistrzu (GT lub nexo). Warsztat pobiera z mWarsztat plik EPP (Eksport faktur i paragonów), a ty wczytujesz go jak plik komunikacji z Subiekta.

Nowy format — zacznij od próbnego importu

Plik EPP z mWarsztat jest nowy i nie przeszedł jeszcze importu u żadnej księgowej. Pierwszy plik wczytaj próbnie (do bazy testowej albo kopii firmy) i sprawdź liczbę dokumentów oraz sumy VAT — jak, opisuje sekcja Po pierwszym imporcie sprawdź. Nie wczytuj dwa razy tego samego okresu.

Zanim zaczniesz

• Rewizor GT / Rachmistrz GT od wersji 1.89 HF3 albo Rewizor nexo / Rachmistrz nexo od wersji 61. Plik 1.12 wczytują już GT 1.86 i nexo 58, ale numer KSeF przypisuje się do zapisu bez błędów dopiero od wymienionych wydań — w starszych faktura może dostać oznaczenie BFK.
• Program starszy niż GT 1.86 albo nexo 58? Poproś warsztat, żeby przy eksporcie zaznaczył Program księgowej starszy niż GT 1.86 / nexo 58. Dostaniesz plik w wersji 1.11, bez numerów KSeF — uzupełnisz je u siebie.
• Według partnerów InsERT wczytanie numerów KSeF z faktur wystawionych w programie innej firmy może zużywać InsPunkty. Sprawdź to w warunkach swojej licencji.

Co jest w pliku

Plik w formacie EDI++ (EPP) w wersji 1.12, przeznaczony dla biura rachunkowego. Subiekt go nie wczyta.

• FS — faktury VAT, zaliczkowe i końcowe. Faktura końcowa ma w tabeli VAT kwoty po odliczeniu zaliczek.
• KFS — faktury korygujące: różnice ze znakiem, numer i data faktury korygowanej, przyczyna korekty w uwagach.
• PA — paragony, każdy osobno. Paragon z NIP-em nabywcy ma kontrahenta.
• Tabela VAT każdego dokumentu w podziale na stawki (23, 8, 5, 0, zw). Pozycji faktur w pliku nie ma.
• Numery KSeF faktur i korekt, oznaczenie MPP i kody GTU.
• Kontrahenci — firmy mają symbol równy NIP-owi (firmy z UE: numer VAT z prefiksem kraju). Osoby prywatne mają stały symbol zaczynający się od OS i pusty NIP.
• Forma płatności — „Gotówka”, „Karta” albo „Przelew”.

Plik EPP nie obsługuje jeszcze faktur w walucie obcej, w procedurze marży ani sprzedaży WDT, eksportowej, z odwrotnym obciążeniem i niepodlegającej opodatkowaniu (np). Gdy w okresie jest taki dokument, mWarsztat nie utworzy pliku — za ten okres warsztat pobierze dla ciebie zestawienie CSV.

Korekty zmniejszające sprzedaż mają w pliku datę ujęcia równą dacie wystawienia korekty. Przy korektach zwiększających sprzedaż plik daty ujęcia nie podaje — okres zależy od przyczyny korekty, więc ustalasz go ty albo program według swoich ustawień.

Przygotuj program (GT)

1. Synchronizacja kontrahentów po NIP. W Administracja → Parametry → Komunikacja ustaw synchronizację kontrahentów po NIP, a nie po symbolu. Akcję przy zgodności wybierz według uznania — „nie odbieraj” chroni twoją kartotekę.
2. Schematy importu. W Ewidencje pomocnicze → Schematy importu i dekretacji przygotuj schematy dla dokumentów FS, KFS i PA. Domyślnie program nie ma schematu dla KFS, więc bez niego korekty się nie wczytają. Wybierz kategorię z pliku albo „(dowolna)” i zaznacz usuń mnemonik, żeby w ewidencji i JPK był numer z faktury.
3. Formy płatności. Sprawdź, czy w programie są formy płatności „Gotówka”, „Karta” i „Przelew”.

Kategorie w pliku są stałe:

Dokument	Kategoria	Podtytuł kategorii
FS, KFS	Sprzedaż	Sprzedaż towarów lub usług
PA	Detal	Sprzedaż detaliczna

Wczytaj plik

Rewizor GT / Rachmistrz GT:

1. W menu Narzędzia → Import wybierz import z pliku komunikacji i wskaż plik .epp od warsztatu.
2. Zaznacz dokumenty i przejdź dalej do końca kreatora. Warto zaznaczyć opcję przerwania importu w razie błędu.
3. Poprawny import kończy się komunikatem „Dekretacja zakończyła się pomyślnie”, a dokumenty są w ewidencjach VAT.

Rewizor nexo / Rachmistrz nexo:

1. Zdefiniuj nadawcę dokumentów: Ewidencje dodatkowe → Konfiguracje → Nadawcy dokumentów (albo w kreatorze przy pierwszym imporcie). Kod nadawcy w pliku to MW i NIP warsztatu.
2. Wczytaj plik: Księgi → Dekretacja dokumentów → Komunikacja → Pobierz off-line z EDI++.
3. Zadekretuj obrazy księgowe schematem dla FS, KFS i PA.

Po pierwszym imporcie sprawdź

• liczbę dokumentów — tyle, ile mWarsztat pokazuje przy zaznaczonych polach Faktury i Paragony (w pliku EPP każdy paragon to osobny dokument PA);
• sumy VAT w podziale na stawki porównaj z plikiem CSV za ten sam okres i z tymi samymi polami (poproś o niego warsztat): ma netto i VAT w złotych w podziale na stawki, które zsumujesz w arkuszu (przy eksporcie mWarsztat sum VAT nie pokazuje);
• czy faktury mają przypisany numer KSeF (zamiast oznaczenia BFK);
• czy osoby prywatne nie zlały się w jednego kontrahenta;
• jak program oznaczył paragony w ewidencji VAT.

VAT w pliku różni się od CSV o kilka groszy

Na niektórych dokumentach — zwykle przeniesionych z poprzedniego programu — suma pozycji jest o kilka groszy inna niż suma faktury. Plik EPP bierze wtedy kwoty z sumy faktury — tej, którą dostał nabywca — a kolumny stawek w CSV (np. VAT 23% (PLN)) sumują pozycje. Przykład: faktura i plik mają VAT 23,00 zł, a kolumna VAT 23% (PLN) — 22,98 zł. Prawidłowa jest kwota z pliku.

Taki dokument znajdziesz w CSV po tym, że kolumna VAT (suma faktury; przy fakturze w złotych) różni się od sumy kolumn VAT ze stawkami w tym samym wierszu.

Jeśli coś się nie zgadza, napisz do nas na kontakt@mwarsztat.eu — najlepiej z opisem i zrzutem ekranu.

Zasady na co dzień

• Paragony. Jeśli sprzedaż z kasy fiskalnej księgujesz z raportów kasy, poproś warsztat, żeby eksportował same faktury — sprzedaż kasowa ma mieć jedno źródło.
• Faktury z KSeF. Jeśli pobierasz faktury sprzedaży warsztatu bezpośrednio z KSeF, nie importuj ich drugi raz z pliku.
• Ten sam okres dwa razy. Nie wczytuj ponownie tego samego pliku ani okresów, które się nakładają.

Jeśli coś poszło nie tak

„Brak schematu importu dla dokumentu i jego kategorii”. Brakuje schematu dla FS, KFS albo PA z kategorią z pliku. Dodaj schemat (albo ustaw kategorię „(dowolna)”) i wczytaj plik ponownie.

Faktury dostały oznaczenie BFK, choć mają numer KSeF. Program jest starszy niż GT 1.89 HF3 albo nexo 61, albo warsztat pobrał plik w wersji 1.11 (bez numerów KSeF). Zaktualizuj program i poproś o plik bez zaznaczonej opcji starszego programu.

Program pyta o powielenie kontrahenta albo księguje na „pozostałych odbiorców”. Synchronizacja kontrahentów jest ustawiona po symbolu. Przestaw ją na NIP.

„Podany plik jest przeznaczony do biura księgowego”. Plik wczytano do Subiekta. Plik EPP z mWarsztat jest wyłącznie dla Rewizora i Rachmistrza.

Program nie rozpoznaje formy płatności. Dodaj w programie formy płatności „Gotówka”, „Karta” i „Przelew”.

Co dalej

• Jak warsztat pobiera plik: Eksport faktur i paragonów.
• Ewidencja VAT dla urzędu wprost z mWarsztat: JPK_V7 (JPK_VAT).
• Księgowa pracuje w Symfonii: Import do Symfonii Finanse i Księgowość.

artykul, blędu, blędów, byl, dostal, dostaly, eksportowal, nakladają, obsluguje, oznaczyl, platności, pobral, podtytul, poszlo, pozostalych, prawidlowa, przeszedl, przyklad, stale, staly, uslug, uzupelnisz, wedlug, wylącznie, zakończyla, zaznaczyl, zl, zlaly, zlotych, źródlo