Wysyłka faktur do KSeF i statusy

Po włączeniu integracji program automatycznie wysyła wystawione faktury VAT i zaliczkowe do KSeF.

Zanim zaczniesz

Integracja KSeF musi być włączona i połączenie sprawdzone — Połączenie z KSeF.

Jak wygląda wysyłka

Wystaw fakturę VAT albo zaliczkową — tak jak zawsze.
Program od razu wysyła ją do KSeF. Zobaczysz komunikat Faktura wystawiona i wysłana do KSeF.
Otwórz fakturę. Na karcie KSeF (obok statusu płatności) sprawdź stan wysyłki:

Status	Co znaczy
Nie wysłano	Faktura nie trafiła jeszcze do KSeF.
Czeka na KSeF	Faktura jest w kolejce do KSeF. Program wysyła ją sam i sprawdza wynik — także gdy KSeF jest chwilowo niedostępny (ponawia próby przez kilka dni). Na karcie zobaczysz ostatni błąd i termin następnej próby.
Wysłano	Faktura jest w KSeF. Pod spodem widnieje jej numer KSeF.
Błąd wysyłki do KSeF	Coś poszło nie tak — pod spodem jest komunikat z przyczyną.

Status widać też na liście faktur, w kolumnie KSeF — zielony znacznik oznacza zakończoną wysyłkę, zegarek — fakturę czekającą na KSeF, a czerwony wykrzyknik — błąd. Wszystkie czekające i odrzucone faktury zbierają zakładki Czeka na KSeF i Odrzucone przez KSeF nad listą — z liczbą faktur w nawiasie.

Wysyłka ręczna

Jeśli automatyczna wysyłka się nie powiodła albo faktura powstała przed włączeniem integracji:

w szczegółach faktury kliknij Wyślij do KSeF,
albo na karcie zlecenia, z którego faktura pochodzi, wybierz z menu akcji Ponów wysyłkę KSeF.

Przy statusie Czeka na KSeF poczekaj na wynik. Program sprawdza go automatycznie; nie uruchamiaj w tym czasie kolejnej wysyłki.

Jeśli KSeF chwilowo nie przyjmuje faktur albo brakuje poświadczeń, po kliknięciu Wyślij do KSeF zobaczysz komunikat, że faktura czeka w kolejce, z przyczyną i terminem następnej próby. Nic nie musisz ponawiać — program wyśle ją sam, gdy będzie to możliwe (przy braku tokena albo certyfikatu: po ich uzupełnieniu w Ustawieniach).

Faktura odrzucona przez KSeF

Gdy KSeF odrzuci fakturę, karta KSeF pokazuje Błąd wysyłki do KSeF i przyczynę. Masz dwie drogi:

jeśli wystarczy poprawić ustawienia (np. token, certyfikat, dane firmy), popraw je i kliknij Wyślij do KSeF — program zbuduje dokument od nowa;
jeśli błąd tkwi w samej fakturze (np. zły NIP nabywcy), kliknij Anuluj fakturę odrzuconą przez KSeF, podaj powód i wystaw nową fakturę — także ze zlecenia. Anulowana faktura nie trafia do JPK, a jej numer nie wraca do puli.

Anulować można wystawioną i nieopłaconą fakturę VAT albo zaliczkową, której nie ma w KSeF. Faktury z zapisanymi wpłatami, z korektami, rozliczonej zaliczki ani faktury rozliczeniowej anulować się tak nie da — program powie, dlaczego.

Gdy KSeF nie potwierdził wyniku (komunikat Brak potwierdzenia z KSeF… albo długa awaria KSeF), faktura mogła do niego trafić. Wtedy najpierw kliknij Wyślij do KSeF: jeśli KSeF ją ma, nada jej numer, a jeśli ją odrzuci — będzie można ją anulować.

Jeśli coś poszło nie tak

Przycisku „Wyślij do KSeF” nie ma. Integracja jest wyłączona albo faktura jest już w KSeF. Sprawdź status na karcie KSeF.

Komunikat „Faktura wystawiona. Wysyłka do KSeF nie powiodła się — spróbuj ręcznie.” Otwórz fakturę i kliknij Wyślij do KSeF. Jeśli błąd wraca, przejdź do diagnostyki.

Co dalej

Wysyłka faktury zakończyła się błędem: Faktura nie poszła do KSeF — co zrobić.
Przypomnij sobie wystawianie faktury.
Sprawdź ustawienia połączenia.