Raporty operacyjne

Zakładka Operacje mówi, jak pracuje warsztat: co stoi teraz na stanowiskach, kto ile zrobił, w które dni i godziny przyjmujecie najwięcej aut, co robicie najczęściej, ile wycen zamienia się w zlecenia i jak długo auto stoi w serwisie.

Zanim zaczniesz

Raporty widzą administrator i księgowa — szczegóły w artykule o menu i rolach.
Produktywność mechaników liczy się z pozycji robocizny przypisanych do mechanika. Przypisanie ustaw na pozycji w zleceniu — bez niego robocizna trafia do wiersza Nieprzypisane.
Konwersja wycen potrzebuje wycen robionych w programie — jak je przygotować, opisuje rozdział Wyceny.
Zlecenia anulowane nie wchodzą do raportów.

Otwórz raporty operacyjne

Otwórz Raporty w menu po lewej.
Kliknij zakładkę Operacje.
Ustaw Okres, Grupowanie i Porównanie w pasku nad zakładkami — jak działa pasek, opisuje przegląd raportów.

Zlecenia w toku

Co stoi teraz w warsztacie — niezależnie od okresu z paska. Liczą się zlecenia przyjęte, zaplanowane, w trakcie i gotowe do odbioru.

Kafle: Otwartych zleceń, ich Wartość brutto, Średni wiek zlecenia i Po terminie odbioru — zlecenia, których obiecana data odbioru już minęła (kafel robi się bursztynowy, gdy są takie zlecenia). Pod kaflami paski pokazują, ile zleceń jest w każdym statusie, z wartością i średnim wiekiem.

Tabela Najdłużej otwarte wymienia dziesięć najstarszych zleceń: numer i status, klienta z pojazdem, datę przyjęcia, liczbę dni Otwarte od i wartość. Numer otwiera zlecenie, nazwa klienta — jego kartę. Listę pobierzesz jako CSV.

Wiek liczymy od utworzenia zlecenia — także zaplanowanego, choć auta może jeszcze nie być w warsztacie. Skrócona wersja tej karty jest na Podsumowaniu.

Produktywność mechaników

Robocizna przypisana do każdego mechanika na zleceniach utworzonych w wybranym okresie — godziny i kwoty netto.

Wykres słupkowy pokazuje robociznę netto na osobę. Tabela pod nim ma kolumny Mechanik, Zleceń, Godziny z pozycji, Robocizna netto i Śr. netto / zlecenie — sortujesz je kliknięciem nagłówka. Pozycje bez przypisanego mechanika zbiera wiersz Nieprzypisane.

Porównaj robociznę i zapisany czas pracy mechaników, aby zaplanować podział kolejnych zleceń. Raport pobierzesz w PDF albo jako CSV.

Obłożenie warsztatu

Kiedy przyjmujecie zlecenia: dzień tygodnia i godzina utworzenia zlecenia, w wybranym okresie.

Kafle: Przyjętych zleceń, dzień z Najwięcej przyjęć i Najczęstsza godzina. Pod nimi mapa Przyjęcia według dnia i godziny — każde pole to jedna godzina jednego dnia tygodnia, z liczbą zleceń w środku. Im ciemniejszy bursztyn, tym więcej przyjęć. Na telefonie mapę przesuniesz w bok palcem. Niżej paski Według dnia tygodnia z liczbą zleceń i ich wartością.

Raport pomaga zdecydować, kiedy potrzebna jest druga osoba na przyjęciu i kiedy dzwonić do klientów z przypomnieniami, żeby nie trafić w szczyt. Przy kilku magazynach karta ma własny filtr Magazyn. Mapę pobierzesz jako CSV.

Popularne usługi i części

Najczęściej wykonywane usługi i używane części z wybranego okresu — dwie tabele.

Usługi (robocizna): kolumny Nazwa, Ilość, Przychód.
Części: kolumny Nazwa, Ilość, Przychód i Marża w procentach.

Pod każdą tabelą wybierzesz, ile wierszy pokazać. To podstawa do cennika robocizny i do decyzji, co trzymać na półce. Marża części liczy się tylko tam, gdzie znana jest cena zakupu z katalogu (przy module Magazyn) — przy pozycjach bez kosztu, w tym wpisanych ręcznie, kolumna pokazuje kreskę.

Konwersja wycen

Ile wycen zamieniło się w zlecenia.

Kafle: Wycen, Przekształconych w zlecenie, Wskaźnik konwersji w procentach i Średni czas do zlecenia. Pod nimi znaczniki z podziałem na statusy: Szkic, Wysłane, Zaakceptowane, Odrzucone, Wygasłe i Przekształcone w zlecenie. Wykres pokazuje w wybranym grupowaniu wszystkie wyceny, te przekształcone w zlecenie i linię wskaźnika.

Jeśli niewiele wycen kończy się zleceniem, przejrzyj wyceny oczekujące na decyzję i odrzucone. Ustal, na którym etapie klienci rezygnują. Co się dzieje z wyceną dalej, opisuje Archiwum i odrzucenie wyceny.

Czas realizacji

Jak długo trwa zlecenie — od utworzenia do zakończenia.

Kafle: Średnio dni, Mediana dni i liczba Zakończonych zleceń. Wykres Rozkład czasów pokazuje liczbę zleceń w przedziałach od 0–1 dzień do ponad 30 dni, a niżej linia średniego czasu w wybranym grupowaniu mówi, czy czas rośnie, czy spada.

Koniec zlecenia to chwila jego ostatniej zmiany po zakończeniu. Jeśli poprawiasz zlecenie po wydaniu auta, jego czas w raporcie się wydłuży.

Używaj raportu, gdy klienci pytają „kiedy będzie gotowe” albo gdy planujesz Terminarz.

Jeśli coś poszło nie tak

W tabeli produktywności większość robocizny znajduje się w wierszu „Nieprzypisane”. Pozycje robocizny w zleceniach nie mają przypisanego mechanika. Przypisuj mechanika na pozycjach zlecenia, aby raport uwzględniał właściwe osoby.

Zlecenia w toku pokazują stare zlecenia, które dawno są zrobione. Te zlecenia nie zostały zamknięte w programie. Otwórz je z tabeli Najdłużej otwarte i zmień status — jak przebiega realizacja, opisuje Realizacja zlecenia.

Obłożenie pokazuje przyjęcia w nocy. Mapa liczy godzinę utworzenia zlecenia w programie, nie przyjazdu auta. Jeśli zlecenia zakładacie wieczorem albo z wyprzedzeniem, trafią w te godziny.

Konwersja wycen jest pusta. W wybranym okresie nie powstała żadna wycena w programie — albo warsztat wycenia poza mWarsztat. Zacznij od Nowej wyceny krok po kroku.

Czas realizacji pokazuje „Brak zakończonych zleceń w wybranym okresie”. Raport obejmuje tylko zakończone zlecenia. Zlecenia w toku wejdą do statystyki po ich zamknięciu.

Co dalej

Pieniądze za tę pracę: Raporty finansowe.
Co schodzi z półki: Raporty magazynowe.
Przypomnienia i terminy planujesz w Terminarzu.
Okres, porównanie i Podsumowanie: Raporty — przegląd, okres i porównanie.