Archiwum PDF i wysyłka faktury e-mailem

Każdą fakturę pobierzesz jako PDF, a wystawioną wyślesz do klienta mailem prosto z programu. Zapisane pliki znajdziesz w archiwum wersji PDF.

Pobierz PDF

Otwórz szczegóły faktury i kliknij Pobierz PDF — albo kliknij ikonę pobierania w wierszu na liście faktur.
Plik zapisuje się na dysku z nazwą dokumentu, np. FV_2026-09-0141_TACHOSERWIS.pdf.

Na PDF faktury wysłanej do KSeF jest kod QR do weryfikacji dokumentu w KSeF.

Zapisane wersje PDF

W szczegółach faktury sekcja Zapisane wersje PDF zawiera wcześniej zapisane pliki. Późniejsze zmiany faktury i ustawień warsztatu tych plików nie zmieniają — pobierasz zawsze to, co powstało wtedy.

Pierwsze pobranie wystawionej faktury zapisuje jej oryginał w archiwum.
Każda wersja ma datę zapisu i rozwijaną sumę kontrolną SHA-256 — po niej zweryfikujesz, że plik nie został podmieniony.
Przy dłuższej historii przejdź między stronami przyciskami Nowsze i Starsze.

Wyślij fakturę e-mailem

Otwórz szczegóły wystawionej faktury i kliknij Wyślij PDF e-mailem. Szkicu nie wyślesz — przycisk jest przy nim nieaktywny.
W oknie Wyślij dokument e-mailem wpisz Adres odbiorcy (wymagany) i opcjonalnie Wiadomość dla klienta. PDF dołączy się sam — zobaczysz jego nazwę nad formularzem.
Kliknij Wyślij PDF.
Przeczytaj wynik: „Dokument przekazano do wysyłki” to potwierdzenie, że serwer poczty przyjął wiadomość. Jeśli serwer odrzucił adres, kliknij Spróbuj ponownie i popraw adres. Gdy wynik jest niepewny, kliknij Sprawdź status, zanim wyślesz drugi raz.

Ta sama wysyłka działa z karty zlecenia: po rozliczeniu kliknij w nagłówku przycisk z numerem dokumentu i wybierz Wyślij do klienta. Zobacz Rozliczenie zlecenia.

Jeśli coś poszło nie tak

„Dokument przekracza limit 5 MB dla wiadomości e-mail”. Załączniki mają limit 5 MB. Pobierz PDF przyciskiem Pobierz PDF i wyślij go z własnej skrzynki.

„Wysyłka e-mail jest obecnie niedostępna”. Chwilowa awaria po stronie wysyłki. Pobierz PDF i spróbuj ponownie później.

Klikasz „Wyślij do klienta” w kreatorze rozliczania zlecenia i pokazuje się tylko komunikat „wkrótce dostępne”. W tym miejscu wysyłka nie jest dostępna. Otwórz szczegóły faktury i kliknij Wyślij PDF e-mailem albo użyj menu dokumentu na karcie zlecenia.

Klient mówi, że nic nie dostał. Sprawdź wynik wysyłki w oknie (przycisk Sprawdź status) i adres odbiorcy. „Przekazano do wysyłki” oznacza przyjęcie przez serwer poczty, nie doręczenie do skrzynki — poproś klienta o sprawdzenie spamu.

Co dalej

Oznacz zapłaconą fakturę: Płatności i statusy faktur.
Popraw dokument przed wysyłką: Korekta faktury.
Faktury od dostawców z KSeF: Faktury otrzymane — synchronizacja.