Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Realizacja: części, robocizna i mechanicy

W zakładce Realizacja zapisz części użyte do naprawy i wykonane usługi. Na tej podstawie program przygotuje pozycje do rozliczenia, a jeśli prowadzisz magazyn w programie — zarezerwuje i wyda części ze stanu.

Zanim zaczniesz

Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”
  • Potrzebujesz utworzonego zlecenia — zobacz przyjęcie pojazdu.
  • Korzystanie z katalogu i wydawanie części z magazynu wymaga modułu Magazyn, włączonego w planie i w Ustawieniach. Bez niego wpisz części ręcznie — takie pozycje nie zmieniają stanu magazynowego.
  • Jeśli układałeś wcześniej wycenę w zleceniu, przenieś jej pozycje przyciskiem Kopiuj do Realizacji — nie wpisuj ich drugi raz.

Dodaj części

Dział zatytułowany „Dodaj części”
  1. Otwórz zlecenie i przejdź do zakładki Realizacja.
  2. W sekcji Części kliknij Dodaj część i zacznij pisać nazwę albo numer części.
  3. Przy module Magazyn wybierz część z podpowiedzi — obok nazwy widać aktualny stan w magazynie zlecenia. Część spoza katalogu wpisz ręcznie.
  4. Ustaw ilość, cenę netto i stawkę VAT. Przy części z katalogu program sam podstawia cenę i cenę zakupu z kartoteki — widać też marżę.
  5. Przy braku na stanie ustaw przy pozycji status Do zamówienia, a po zamówieniu u dostawcy — Zamówione. Zlecenie zapiszesz mimo braku — część czeka na dostawę. Przyjęta dostawa sama rezerwuje ją dla najstarszego czekającego zlecenia i daje znać powiadomieniem. Statusu pozycji dostawa nie zmienia — gdy przy części w Realizacji widać rezerwację (albo przyszło powiadomienie), przestaw status na Nie wymaga zamówienia, żeby nikt nie zamówił tej części drugi raz.

Status części pomaga śledzić zamówienia u dostawcy. Zmieniaj go ręcznie; sam status nie wpływa na ilość w magazynie — o rezerwacji i wydaniu decydują zapis zlecenia i wydanie, opisane niżej.

Dodaj robociznę i mechanika

Dział zatytułowany „Dodaj robociznę i mechanika”
  1. W sekcji Robocizna kliknij Dodaj robociznę i zacznij pisać nazwę usługi.
  2. Wybierz pozycję z cennika robocizny — podpowiedź pokazuje kod i czas pracy, a cena liczy się z czasu i twojej stawki roboczogodziny.
  3. Przy pozycji wybierz mechanika z listy „— Mechanik —”. Przypisanie widać potem w Terminarzu i w aplikacji mechanika.
  4. Czas możesz poprawić w polu Czas (w minutach) — cena przeliczy się sama.
Dodaj części i robociznę do realizacji0:40 · Film bez dźwięku

Otwórz film w nowej karcie

Zapisz zlecenie i wydaj części z magazynu

Dział zatytułowany „Zapisz zlecenie i wydaj części z magazynu”

Ta sekcja dotyczy warsztatów, które prowadzą magazyn w programie. Pozycje wpisane ręcznie nie mają stanu — nie podlegają rezerwacji ani wydaniu.

Zapis zakładki Realizacja rezerwuje dostępne części z katalogu: stan na półce się nie zmienia, ale zarezerwowana ilość nie jest już dostępna dla innych zleceń. Ze stanu części schodzą przy wydaniu, na trzy sposoby:

  • przy części w zakładce Realizacja kliknij Wydaj na zlecenie — program wystawia dokument RW na wskazane ilości, np. gdy część jest już zamontowana przed fakturą,
  • wystaw paragon albo fakturę przyciskiem Rozlicz — program wydaje tę część rozliczanych ilości, która nie została jeszcze wydana,
  • ustaw status Wydane (klient odebrał auto) — program wydaje pozostałe zarezerwowane materiały z Realizacji.

Części dopisane po wydaniu program rezerwuje przy kolejnym zapisie i wydaje przy kolejnym wydaniu. Anulowanie zlecenia zwalnia niewydane rezerwacje; przywrócenie rezerwuje to, co jest dostępne, a reszta czeka na dostawę.

Części, których nie ma na stanie

Dział zatytułowany „Części, których nie ma na stanie”

Brak części na magazynie nie blokuje zapisu. Zlecenie zapisze się, a przy części w zakładce Realizacja przy pozycji zobaczysz „Czeka na dostawę” z brakującą ilością.

Gdy przyjmiesz dostawę na magazyn — dokumentem PZ, z faktury KSeF albo z Dostaw z hurtowni — program sam zarezerwuje przyjęte sztuki dla zleceń, które na nie czekają. Kolejność to data zlecenia: najpierw najstarsze. Administratorzy warsztatu (i konto użytkownika, które wzięło zlecenie) dostają w panelu, w dzwonku powiadomień, wiadomość „Część … dotarła — zarezerwowana dla zlecenia …”; aplikacja mechanika na telefonie takiego powiadomienia nie pokazuje. W Ostatniej aktywności zlecenia pojawia się wpis Zarezerwowano część z dostawy.

Część może też zwolnić się inną drogą — z anulowanego albo zmniejszonego zlecenia, po stornie RW, przesunięciu MM albo inwentaryzacji. Wtedy przy pozycji zobaczysz „Do rezerwacji” z wolną ilością i przycisk Zarezerwuj dostępne części — kliknij go, zanim część weźmie inne zlecenie. Jeśli brakująca część jest u mechanika (pobrana na Stacji Magazynowej bez zlecenia), panel powie to wprost: rozlicz to pobranie na zlecenie w Stanach u mechaników, zamiast przyjmować kolejną dostawę.

Ponieważ dostawa rezerwuje od najstarszego zlecenia, część zamówiona pod to auto może trafić do innego, starszego zlecenia. Przy pozycji zobaczysz wtedy, dla którego zlecenia część leży na magazynie, i przycisk Przejmij — jeśli część jest dla tego auta, kliknij go i potwierdź w oknie „Części zarezerwowane dla innych zleceń”. Tamto zlecenie wróci do „Czeka na dostawę” i zarezerwuje część z kolejnej dostawy. Przejmiesz tyle, ile trzymają inne zlecenia — gdy to mniej niż brak, reszta tego zlecenia dalej czeka na dostawę.

Brak blokuje dopiero wydanie. Wydaj na zlecenie pojawia się tylko przy zarezerwowanej części, a status Wydane bez niej pokaże okno „Brakuje części do wydania” i zmiany się nie zapiszą — jeśli brakującą część trzyma inne zlecenie, to okno zaproponuje przejęcie jego rezerwacji. Rozliczenie (paragon lub faktura) takiego okna nie ma: gdy część trzyma inne zlecenie, najpierw przejmij ją przyciskiem Przejmij przy części w Realizacji, potem rozlicz.

Jeśli warsztat ma włączony ręczny wybór partii, przed wydaniem otworzy się okno „Wybór partii do wydania” — przydziel w nim ilości z konkretnych partii magazynowych i zatwierdź.

Hurtownia przy części

Dział zatytułowany „Hurtownia przy części”

Funkcja Hurtownia przy części jest dostępna po włączeniu przez mWarsztat, przy prowadzonym magazynie. Przy części w zakładce Realizacja, obok statusu, program pokazuje wtedy hurtownię:

  • Z hurtowni (wybrana ręcznie): — część zeszła na to zlecenie z partii, którą ktoś wskazał przy wydaniu. Obok stoi numer dokumentu dostawy — z nim idziesz z reklamacją.
  • Z hurtowni: — wszystkie dostawy tej części przyszły z jednej hurtowni, więc wiadomo, skąd jest.
  • Z hurtowni (wg FIFO): — część miała dostawy z kilku hurtowni i zeszła z najstarszej partii na półce. To nie musi być ta, którą kupiłeś pod to auto; numer dostawy znajdziesz w podpowiedzi po najechaniu na napis.
  • Na stanie z: — części jeszcze nie wydano; tyle leży w magazynie zlecenia z tej hurtowni.
  • Hurtownia pokaże się po przyjęciu dostawy — część jest w katalogu, ale jej dostawy jeszcze nie przyjęto. Przyjmij ją w Magazyn → Dostawy z hurtowni.
  • Ostatnio z: — na stanie nic nie ma; to hurtownia ostatniej dostawy tej części.

Przy metodzie FIFO Wydaj na zlecenie zawsze zdejmuje najstarszą partię. Gdy część przyjechała pod to auto z konkretnej hurtowni, kliknij obok Zmień partię i wskaż ją w oknie „Wybór partii do wydania” — przy części pojawi się wtedy Z hurtowni (wybrana ręcznie):. Koszt tej części program weźmie z wybranej partii, nie z najstarszej. W aplikacji mechanika ten sam wybór jest w formularzu wydania: Wybierz partię (hurtownię).

Część wpisaną z ręki (bez wyboru z katalogu) opisz w polu Skąd część: Klient przyniósł albo Kupiona poza magazynem. Przy części kupionej poza magazynem wybierz hurtownię albo sklep w polu Hurtownia / sklep — program sam wpisze jej nazwę w polu Dokument / skąd dokładnie, a Ty możesz dopisać numer WZ albo faktury. Lista to dostawcy z Magazyn → Dostawcy; podłączone hurtownie są na górze. Program pokaże hurtownię jako Z hurtowni (wskazana ręcznie):, także na telefonie mechanika.

Wydania sprzed wprowadzenia ręcznego wyboru nie mają zapisu, jak wybrano partię — przy nich program mówi ostrożnie, według bieżącej metody wyceny warsztatu.

Wydrukuj zestawienie kosztów dla klienta

Dział zatytułowany „Wydrukuj zestawienie kosztów dla klienta”

Kliknij Drukuj w nagłówku zakładki Realizacja (albo Pobierz PDF, żeby zapisać plik). Program przygotuje zestawienie kosztów naprawy: dane klienta i pojazdu z przebiegiem, numer zlecenia, datę przyjęcia, zgłoszenie klienta, wykonane prace (z pola Podsumowanie naprawy), wszystkie części i robociznę z cenami, podsumowanie VAT i sumę. Wydrukuj je i podaj klientowi przy aucie.

Jeśli któraś pozycja ma cenę 0 zł, program zapyta, czy drukować mimo to — uzupełnij cenę, zanim dasz kartkę klientowi.

  • Zestawienie pokazuje pozycje według stanu na dzień wydruku — ta data jest w nagłówku w polu Stan na. Gdy dopiszesz pozycje, wydrukuj zestawienie ponownie.
  • Zestawienie nie jest fakturą ani paragonem — ma to w stopce.
  • To samo zestawienie pobierzesz z menu Dokumenty w nagłówku zlecenia: Pobierz zestawienie kosztów.

Program drukuje tylko zapisane pozycje. Przy niezapisanych zmianach kliknij najpierw Zapisz — inaczej zobaczysz komunikat „Zapisz zlecenie przed wydrukiem”.

Po wystawieniu dokumentu

Dział zatytułowany „Po wystawieniu dokumentu”

Po wystawieniu paragonu albo faktury nadal możesz uzupełniać Realizację i drukować aktualne zestawienie kosztów. Te zmiany nie zmieniają wystawionego dokumentu. Wydanej lub rozliczonej części nie usuniesz; zwrot zarejestruj w dokumentach magazynowych. Jeśli musisz poprawić fakturę, wystaw fakturę korygującą.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

Przy części stoi „Brak w magazynie (stan: 0)”. Część jest niedostępna w magazynie przypisanym do zlecenia. Ustaw status Do zamówienia, aby oznaczyć brak, zamów część i zapisz zlecenie — po przyjęciu dostawy program sam ją zarezerwuje.

Nie da się wydać auta: „Brakuje części do wydania”. Któraś część z Realizacji wciąż czeka na dostawę. Przyjmij dostawę na magazyn albo zmniejsz ilość tej pozycji i spróbuj ponownie.

Nie ma podpowiedzi części. Wyszukiwarka katalogu działa przy module Magazyn, włączonym w planie i w Ustawieniach — bez niej wpisz nazwę i numer części ręcznie; taka pozycja nie zejdzie ze stanu. Jeśli magazyn jest włączony, a podpowiedzi są puste, katalog nie ma jeszcze pozycji.

Przyciski „Drukuj” i „Pobierz PDF” są wyszarzone. Realizacja jest pusta — dodaj choć jedną część albo robociznę.

Nie możesz nic edytować. Sprawdź, czy konto nie jest w trybie tylko do odczytu. Samo wystawienie paragonu albo faktury nie blokuje uzupełniania Realizacji.

Pomyliłeś partię przy ręcznym wyborze. Zamknij okno wyboru partii bez zatwierdzania — zapis się nie wykona i zlecenie zostanie jak było. Jeśli wydanie już zatwierdziłeś, zapisz zwrot na dokumencie RW w Magazynie i wydaj część ponownie z właściwej partii.

„Nie można usunąć dostawcy — jest wskazany jako hurtownia części na zleceniach”. Dostawca jest wybrany w polu Hurtownia / sklep przy części kupionej poza magazynem i zostaje w historii tych zleceń. Nie da się go usunąć z listy dostawców.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”