Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Eksport faktur i paragonów

Księgowa prowadzi księgi w swoim programie? Nie przepisuj dokumentów ręcznie — wyeksportuj je jednym plikiem za cały miesiąc.

Zanim zaczniesz

Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”
  • Twój warsztat wystawia faktury w mWarsztat. Jeśli faktury wystawiasz w zewnętrznym programie, karty Eksport faktur i paragonów w ustawieniach nie zobaczysz — ta funkcja jest wyłączana w konfiguracji konta.
  • Ustal z księgową, w jakim programie pracuje. Do wyboru są trzy pliki:
    • CSV — zestawienie, które otworzysz w Excelu albo w arkuszu Google. Pasuje do każdego biura.
    • Symfonia — plik TXT do importu specjalnego w Symfonii Finanse i Księgowość (wersja 2026.1 lub nowsza). Konfigurację po stronie księgowej opisuje Import do Symfonii Finanse i Księgowość.
    • InsERT — plik EPP dla Rewizora i Rachmistrza (GT i nexo). Konfigurację po stronie księgowej opisuje Import do Rewizora i Rachmistrza (InsERT). Subiekt tego pliku nie wczyta — plik jest przeznaczony dla biura rachunkowego.
  • Księgowa pracuje w innym programie? Pobierz CSV i napisz do nas, jakiego programu używa.

Wyeksportuj dokumenty

Dział zatytułowany „Wyeksportuj dokumenty”
  1. Kliknij swój awatar w prawym górnym rogu, wybierz Ustawienia warsztatu i przejdź do zakładki Księgowość.
  2. Na karcie Eksport faktur i paragonów w polu Format pliku wybierz CSV, Symfonia albo InsERT. Przeglądarka zapamięta wybór na następny raz.
  3. Tylko przy InsERT: jeśli księgowa ma program starszy niż Rewizor/Rachmistrz GT 1.86 albo nexo 58, zaznacz pole Program księgowej starszy niż GT 1.86 / nexo 58. Taki plik nie ma numerów KSeF — księgowa uzupełni je u siebie.
  4. Zaznacz, co ma trafić do pliku: Faktury (VAT, zaliczkowe i korygujące), Paragony albo oba pola. Przy każdym polu widać, ile takich dokumentów jest w wybranym okresie.
  5. Ustaw okres. Przyciski Poprzedni miesiąc i Bieżący miesiąc ustawiają daty jednym kliknięciem; możesz też wpisać Od daty i Do daty ręcznie. Liczy się data wystawienia dokumentu. Przy Symfonii z paragonami wybierz pełny miesiąc, np. Poprzedni miesiąc — patrz Co jest w pliku.
  6. Sprawdź zdanie nad przyciskiem — mówi, ile dokumentów trafi do pliku.
  7. Kliknij Pobierz CSV, Pobierz plik dla Symfonii albo Pobierz plik EPP — napis na przycisku zależy od wybranego formatu. Plik pobierze się na twój komputer, np. faktury-i-paragony_2026-09-01_2026-09-30.csv (dla Symfonii z końcówką .txt, dla InsERT — .epp).

Przekaż pobrany plik osobie prowadzącej księgowość. Przy Symfonii i InsERT podeślij jej też link do instrukcji importu dla jej programu.

Co jest w pliku

Dział zatytułowany „Co jest w pliku”

Do każdego pliku trafiają dokumenty wystawione, opłacone i po terminie — tak samo jak do JPK_V7. Nie trafiają szkice, proformy ani dokumenty anulowane.

CSV. Każdy wiersz to jeden dokument. Pierwsze kolumny to numer, typ, daty, nabywca z NIP-em, forma płatności, kwoty netto, VAT i brutto (w walucie dokumentu) oraz stan rozliczenia. Za nimi są numer i status KSeF (także numer KSeF faktury korygowanej), procedura marży, kurs NBP z datą przy walucie obcej oraz netto i VAT w złotych z podziałem na stawki (23%, 8%, 5%, 0% w kraju, WDT, eksport, odwrotne obciążenie, zw, np) — liczone tak samo jak w JPK_V7M, czyli z pozycji dokumentu. Kolumny Netto i VAT pochodzą z sumy faktury, więc na niektórych dokumentach (zwykle przeniesionych z poprzedniego programu) mogą się różnić od kolumn stawek o kilka groszy. Paragon z NIP-em nabywcy ma typ „Paragon z NIP (faktura uproszczona)”.

Symfonia i InsERT. Plik niesie dokument z nabywcą, sumy VAT w podziale na stawki i numer KSeF faktury. Pozycji faktur (części, robocizny) w nim nie ma — księgowa księguje sumy z rejestru VAT. Różnice między programami:

  • Symfonia dostaje wszystkie paragony z miesiąca jako jedno zestawienie, a nie pojedynczo. Dlatego paragony eksportuj za pełne, zakończone miesiące kalendarzowe: jeśli okres ucina miesiąc, w którym są paragony, albo ten miesiąc jeszcze trwa, plik nie powstanie. Faktury w walucie obcej i w procedurze marży trafiają do pliku.
  • InsERT dostaje każdy paragon osobno. Plik EPP nie obsługuje jeszcze faktur w walucie obcej, w procedurze marży ani sprzedaży WDT, eksportowej, z odwrotnym obciążeniem i niepodlegającej opodatkowaniu (np). Gdy w okresie jest taki dokument, plik nie powstanie — za ten okres pobierz CSV.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

Przycisk pobierania jest wyszarzony. Zdanie obok przycisku mówi dlaczego: w wybranym okresie nie ma żadnego zaznaczonego dokumentu, żadne pole nie jest zaznaczone, brakuje jednej z dat albo data „od” jest późniejsza niż data „do”.

Zamiast pliku pojawia się komunikat „Nie da się utworzyć pliku”. Przed utworzeniem pliku dla Symfonii albo InsERT program sprawdza wszystkie dokumenty z okresu. Jeśli choć jeden ma dane, których nie da się poprawnie zapisać w pliku, plik nie powstaje — dokumentów nie pomijamy, bo księgowa dostałaby niepełny miesiąc. Komunikat wymienia numery dokumentów i powód przy każdym. Najczęstsze powody:

  • faktura czeka na numer KSeF — poczekaj, aż KSeF nada fakturze numer, i pobierz plik jeszcze raz.
  • KSeF odrzucił fakturę — faktura nie ma numeru KSeF, a nie jest też sprzedażą poza KSeF. Wyjaśnij odrzucenie, a za ten okres pobierz CSV.
  • paragony eksportuj za pełne miesiące albo miesiąc z paragonami jeszcze trwa (Symfonia) — kliknij Poprzedni miesiąc albo ustaw daty od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, który już się skończył. Możesz też odznaczyć Paragony.
  • plik EPP jeszcze jej nie obsługuje (InsERT: waluta obca, marża, WDT, eksport, odwrotne obciążenie, np) — za ten okres pobierz CSV.
  • uzupełnij NIP firmy albo numery KSeF faktur zaczynają się od NIP-u… (InsERT) — wpisz w Ustawienia warsztatu → zakładka Firma ten NIP, z którym faktury poszły do KSeF.
  • identyfikator nabywcy nie jest polskim NIP-em, stawka 0% bez kraju nabywcy albo stawka 0% dla nabywcy z kraju… — z dokumentu nie wynika, czy nabywca jest z Polski, z UE czy spoza UE, albo czy sprzedaż 0% to eksport, a od tego zależy rejestr VAT.
  • faktura bez nazwy nabywcy albo stawka 0% WDT, a nabywca nie ma numeru VAT-UE — programy księgowe nie przyjmą takiego dokumentu w tej postaci.

Jeśli dokumentu nie da się już poprawić, pobierz za ten okres CSV i uzgodnij z księgową, jak go ująć.

Liczba zniknęła po zmianie dat. Program nie zdążył policzyć dokumentów dla nowego okresu — poczekaj chwilę. Jeśli zamiast liczby nic się nie pokazuje, nie udało się ich policzyć; odśwież stronę, zanim pobierzesz plik.

W pliku brakuje faktury, którą widzisz na liście. Sprawdź jej status: szkiców, proform i anulowanych eksport nie bierze. Sprawdź też datę wystawienia — okres liczy się po niej, nie po dacie sprzedaży.

Nie widzisz karty „Eksport faktur i paragonów” w zakładce Księgowość. Twój warsztat ma wyłączone wystawianie faktur w mWarsztat — eksportuj je z programu, w którym je wystawiasz.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”