Dostawy z hurtowni — przyjęcie na magazyn
Dostawy z hurtowni to skrzynka dokumentów pobranych z Inter Cars, Mekonomen, Hart, Inter Parts i Auto Partner. Tu dopasowujesz pozycje do katalogu części i przyjmujesz towar na magazyn — bez przepisywania. Połączenie z hurtownią ustawia administrator: zobacz Hurtownie części — Inter Cars, Mekonomen, Hart, Inter Parts i Auto Partner.
Zanim zaczniesz
Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”- Warsztat ma podłączoną hurtownię. Od dnia podłączenia towar od niej przyjmujesz tutaj.
- Skrzynkę widzą administrator i księgowa warsztatu — są w niej ceny zakupu.
Skrzynka
Dział zatytułowany „Skrzynka”Otwórz Magazyn → Dostawy z hurtowni. Nowe dokumenty pobieramy same co 30 minut. Obok tytułu:
- Pobierz teraz — pobiera nowe dokumenty ze wszystkich hurtowni naraz. Po chwili zobaczysz podsumowanie, np. Nowe dokumenty: 3 albo Brak nowych dokumentów. Wolniejsza hurtownia dokańcza w tle — możesz zamknąć stronę.
- Ostatnio: 10:30 — od tej chwili masz na pewno wszystko ze wszystkich hurtowni.
Pobieranie z datami („Pobierz starsze dokumenty”) jest w ustawieniach połączenia.
Listę zawęzisz wyszukiwarką Szukaj dokumentu (numer dokumentu, nazwa i indeks towaru z pozycji), a przy kilku hurtowniach — filtrem Wszystkie hurtownie. W zakładce Nowe menu Więcej ma dwie akcje:
- Przyjmij wszystkie gotowe… — przyjmuje hurtem dokumenty, w których nic nie czeka na decyzję. Opis niżej.
- Dopasuj wszystkie od nowa — dopasowuje od nowa wszystkie otwarte dokumenty do katalogu.
Zakładki
Dział zatytułowany „Zakładki”| Zakładka | Co w niej jest |
|---|---|
| Nowe | dostawy i zwroty, które czekają na Twoją decyzję: przyjmij albo odrzuć |
| Przyjęte | towar wszedł na magazyn (PZ) albo zwrot zszedł ze stanu (ZD) |
| Odrzucone | dokumenty, które nie trafią na magazyn — każdy przywrócisz przyciskiem Przywróć na karcie |
| Faktury | faktury, które tylko rozliczają dostawy, i korekty — tylko podgląd |
W Fakturach każda faktura ma jeden stan: Rozliczona z dostawami, Czeka na dostawy albo Korekta ceny. Korekta, która zwraca towar, jest też w Nowych jako Zwrot — to ten sam dokument, akcje są tylko na jego karcie.
Pod listą są linki: Starsze dokumenty sprzed podłączenia (archiwum) i — przy Mekonomen — Zamówienia jeszcze niezrealizowane. Te zamówienia pojawią się w Nowych same, gdy Mekonomen wyda towar.
Kolumna „Uwaga” w Nowych
Dział zatytułowany „Kolumna „Uwaga” w Nowych”Zamiast statusu każdy wiersz mówi jednym zdaniem, co wymaga uwagi:
| Napis | Co zrobić |
|---|---|
| Gotowe do przyjęcia | otwórz dokument i kliknij Przyjmij na magazyn |
| Gotowy zwrot — utwórz ZD | otwórz korektę i kliknij Utwórz zwrot (ZD) |
| N pozycji do dopasowania | wskaż albo potwierdź towar w tych pozycjach |
| Sprawdź korektę | korekta bez zwrotu towaru — przeczytaj uwagę na karcie |
| Sprawdź uwagę na karcie | program zostawił powód do obejrzenia, np. różnicę sum |
| Hurtownia jeszcze nie wydała towaru | dokument bez ilości — uzupełni się sam |
| Dopasowuję pozycje… / Wczytuję pozycje… | program jeszcze pracuje — zajrzyj za chwilę |
| Zniknął u hurtowni — sprawdź | hurtownia już nie pokazuje dokumentu; opis niżej |
Archiwum — dokumenty sprzed podłączenia
Dział zatytułowany „Archiwum — dokumenty sprzed podłączenia”Do archiwum trafiają dokumenty z datą sprzed Pobieraj dokumenty od albo sprzed dnia, od którego towar od tej hurtowni przyjmujesz w Dostawach. Także korekty — również korekta z późniejszą datą, gdy koryguje fakturę sprzed tego dnia, z której nic nie weszło na stan w programie (np. zwrot części kupionej w zeszłym miesiącu, przed podłączeniem). Korekta zostaje w Nowych jako zwrot, jeśli ten towar może być na stanie: faktura weszła z Dostaw, z ręcznego PZ albo z KSeF, czeka jeszcze na przyjęcie w KSeF, masz w magazynie ręczne PZ od tej hurtowni (pod dowolnym numerem) albo stan początkowy, albo na korekcie wskazano już partię. Otworzysz archiwum linkiem Starsze dokumenty sprzed podłączenia pod listą. Z archiwum:
- nie przyjmiesz towaru na magazyn i nie zaksięgujesz zwrotu,
- nie przywrócisz dokumentu — archiwum jest bez wyjścia.
Jeśli towaru z tych dni nie ma na stanie, przyjmij go z faktury KSeF sprzed startu albo ręcznym PZ. Najpierw sprawdź, czy ta faktura nie weszła już z KSeF — inaczej towar będzie na stanie dwa razy. Korekta w archiwum: jeśli zwrócony towar nadal jest na stanie, zdejmij go ręcznym ZD.
Gdy administrator przesunie Pobieraj dokumenty od na późniejszy dzień, program zapyta Przenieść dokumenty do archiwum? i poda, ile otwartych dokumentów tam trafi. Wcześniejsza data ich już nie wyjmie.
Dopasuj pozycje do katalogu
Dział zatytułowany „Dopasuj pozycje do katalogu”Otwórz dokument z listy. Program sam proponuje towar z katalogu dla każdej pozycji — po EAN-ie, numerze katalogowym i kodzie zapamiętanym przy wcześniejszych dostawach. W kolumnie Towar w magazynie:
- Potwierdź — przyjmujesz towar, który program zaproponował.
- Potwierdź propozycje (N) (nad tabelą) — potwierdza naraz propozycje pewne. Pozycję dopasowaną tylko po nazwie albo niejednoznaczną potwierdzasz pojedynczo.
- Wybierz towar (albo Zmień) — otwiera okno Wybierz towar: wyszukasz towar w katalogu albo założysz nowy w zakładce Nowy towar.
Przełącznik Przyjąć? na końcu wiersza decyduje, czy pozycja wejdzie na magazyn. Wyłącz go, a pozycja zostanie z napisem Nie przyjmujesz tej pozycji — włączysz ją z powrotem tym samym przełącznikiem. Koszt dostawy, kaucję i opłaty (np. recyklingową) program rozpoznaje po nazwie i wyłącza sam — taki wiersz jest wyszarzony z krótkim powodem, np. Kaucja — pominięta automatycznie. Pozycja z ilością większą niż zero nigdy nie dostaje powodu Ilość 0 — także wtedy, gdy hurtownia uzupełniła ilość dopiero po pierwszym pobraniu.
Po wskazaniu towaru program zapamiętuje kod hurtowni na tej kartotece. Następna dostawa tej części dopasuje się sama — także w innych otwartych dokumentach.
Bez duplikatów: „To ta sama część?”
Dział zatytułowany „Bez duplikatów: „To ta sama część?””Zanim założysz nową kartotekę, program sprawdza katalog. Jeśli jest już karta z tym EAN-em albo numerem — także z numerem zapamiętanym przy dostawie od innej hurtowni — okno zapyta To ta sama część?. Gdy to ta sama część, kliknij Tak, to ta sama: pozycja trafi na tę kartotekę i stan tej części nie rozjedzie się na dwie karty. Nową kartę załóż tylko dla naprawdę innej części. Więcej: Duplikaty w katalogu i scalanie.
Cena sprzedaży nowej części
Dział zatytułowany „Cena sprzedaży nowej części”Nowa część dostaje cenę sprzedaży z domyślnego narzutu warsztatu: cena zakupu netto plus narzut. Ustawisz go raz:
- Otwórz Ustawienia → Magazyny i integracje → sekcję Magazyn.
- Wpisz Narzut na części z hurtowni w procentach.
- Zapisz.
Narzut działa przy częściach zakładanych z dostaw z hurtowni i z faktur zakupu. Cenę widzisz i możesz zmienić przed dodaniem części. Zmiana narzutu nie przelicza części, które już są w katalogu. Bez ustawionego narzutu nowa część dostaje cenę sprzedaży 0 zł — wpisz ją w katalogu, zanim część trafi na zlecenie.
Pusty katalog: towary i przyjęcia hurtem
Dział zatytułowany „Pusty katalog: towary i przyjęcia hurtem”Jeśli zaczynasz z pustym katalogiem części, w pierwszych dniach prawie żadna pozycja dostawy nie ma jeszcze swojego towaru. Nie musisz zakładać towarów po jednym:
- Utwórz brakujące towary (N) — przycisk na karcie dokumentu. Liczba w nawiasie to pozycje bez towaru. Każda dostanie kartę w katalogu: nazwę z dokumentu z producentem, numer katalogowy jako indeks, EAN, jednostkę i cenę zakupu z dokumentu. Cena sprzedaży to cena zakupu plus domyślny narzut warsztatu.
- Pozycji, która może już mieć kartę w katalogu (ten sam EAN albo numer, także zapamiętany przy dostawie z innej hurtowni), program nie założy drugi raz. Zobaczysz ją na liście Nie utworzono towaru — kliknij Rozstrzygnij i wskaż kartę albo utwórz nową.
- Po utworzeniu towaru albo wskazaniu go w pozycji program dopasowuje ten towar także w innych otwartych dokumentach. Nie musisz otwierać każdej dostawy z tym samym filtrem.
- Przyjmij wszystkie gotowe… (menu Więcej w Nowych) pokazuje dokumenty, w których każda pozycja ma towar i nic nie zatrzymuje przyjęcia — i przyjmuje je na magazyn, każdy osobnym dokumentem PZ. Dokumentu z powodem do sprawdzenia, z notatką, z niezgodną sumą albo z nieznaną stawką VAT program hurtem nie przyjmie — przyjmiesz go z karty dokumentu, gdy go sprawdzisz.
Przyjmij towar na magazyn
Dział zatytułowany „Przyjmij towar na magazyn”- Otwórz dokument i rozstrzygnij pozycje — każda ma towar albo wyłączony przełącznik Przyjąć?.
- Jeśli warsztat ma kilka magazynów, wybierz docelowy obok przycisku.
- Kliknij Przyjmij na magazyn w nagłówku karty i potwierdź w oknie Przyjąć na magazyn?.
Program tworzy dokument PZ, pokazuje jego numer z przyciskiem Otwórz PZ i wraca do listy. Dokument znika z Nowych — jest w Przyjętych.
Przycisk jest wyszarzony? Pod nim stoi jedno zdanie, co zrobić. Najpierw to, co dotyczy całego dokumentu (np. towar wszedł już z faktury KSeF), potem pozycje, np. „Potwierdź towar w pozycji 2.”. Kliknij wtedy Pokaż pozycję 2 — program przewinie do tej pozycji i ustawi na niej kursor. Pełna lista powodów jest w Szczegółach dokumentu na dole karty, w Uwagach programu.
Gdy program zostawił powód do obejrzenia, nad pozycjami zobaczysz zdanie zaczynające się od Sprawdź przed przyjęciem. Najczęstsze:
- Suma pozycji różni się od sumy dokumentu — sprawdź, czy przyszły wszystkie pozycje i ceny.
- Hurtownia wykazuje zwrot na tym dokumencie — sprawdź ilość; zwrot może przyjść też osobną korektą.
- Pozycja z ujemną ilością albo wartością — to zwrot albo rabat.
Gdy dokument nie powinien trafić na magazyn, kliknij Odrzuć obok przycisku przyjęcia. Trafi do Odrzuconych — stamtąd przywrócisz go przyciskiem Przywróć.
Szczegóły dokumentu
Dział zatytułowany „Szczegóły dokumentu”Na dole karty, zwinięte: dostawca w magazynie z NIP-em, wartość netto i brutto, numer KSeF, oddział, dane zamówienia Mekonomen, Powiązane dokumenty (faktura, korekty, faktura KSeF), Uwagi programu, Notatka, chwila pobrania i Surowe dane z hurtowni.
Jeden dokument — jedno PZ
Dział zatytułowany „Jeden dokument — jedno PZ”Dokument hurtowni wchodzi na magazyn najwyżej raz. Program pilnuje tego z każdej strony:
- Faktura KSeF od tej hurtowni z datą od startu nie utworzy drugiego PZ — na liście KSeF ma stan Przyjęta z hurtowni albo Do przyjęcia w Dostawach z hurtowni.
- Ręczne PZ z numerem dokumentu, który jest w Dostawach, program odrzuci i pokaże przycisk Otwórz w Dostawach. Przyjmij go tam.
- Towar wszedł już ręcznym PZ (np. z papierowego WZ, zanim dokument przyszedł z API) — pod przyciskiem zobaczysz: „Od tego dostawcy jest już przyjęcie z tym numerem…”, a w miejscu Przyjmij na magazyn przycisk Powiąż z … z numerem tamtego PZ. Dokument zostanie przyjęty tamtym PZ, a nic nie wejdzie na magazyn drugi raz.
- Storno PZ z Dostaw cofa dokument do Nowych z notatką o stornie. Popraw dopasowanie albo magazyn i przyjmij go jeszcze raz — program zapyta Przyjąć ponownie po stornie PZ?.
Na karcie widzisz „Dokument jest oznaczony jako przyjęty, ale nie ma dokumentu magazynowego”? Przyjęcie zostało przerwane. Kliknij Cofnij i przyjmij ponownie — jeśli PZ jednak powstało, program je powiąże zamiast tworzyć drugie.
Zwrot do hurtowni (korekta)
Dział zatytułowany „Zwrot do hurtowni (korekta)”Korekta, która zwraca towar, jest w Nowych jako Zwrot. Na jej karcie kliknij Utwórz zwrot (ZD). W kolumnie Partia wskaż dostawę tej hurtowni, z której schodzi zwrot — program podpowiada ją sam.
Jeśli zwracasz części z kilku dostaw (np. cztery filtry kupione dwa razy po dwa), żadna partia nie ma całej ilości. Kliknij wtedy Podziel na partie i rozłóż ilość na dostawy — okno zaczyna od najstarszych. Dokument ZD zdejmie ze stanu dokładnie tyle z każdej partii. Podział zmienisz przyciskiem Zmień podział.
Auto Partner: zwrot, który Auto Partner przyjął przed wystawieniem faktury, przychodzi jako WZ z ujemnymi ilościami (numer zaczyna się od WZ/; w Nowych ma rodzaj Zwrot). Księgujesz go tak samo — Utwórz zwrot (ZD) — program podpowie partię z dostaw tej hurtowni, a ty sprawdzasz, czy to właściwa. Zwrotu Auto Partner program nie przyjmuje sam. Ten sam zwrot nie wejdzie dwa razy: ręczny ZD tego towaru z tych dni i zwrot z Dostaw blokują się nawzajem.
Korekta zakupu sprzed podłączenia hurtowni, z którego nic nie weszło na stan w programie, trafia do archiwum, a nie do Nowych — opis wyżej, w sekcji o archiwum. Jeśli taki towar jest jednak na stanie, zdejmij go ręcznym ZD.
Korekta samej ceny nie zmienia ilości — program zamyka ją sam; w Fakturach ma stan Korekta ceny. Korekta, która zwiększa ilość, czeka w Nowych z napisem Sprawdź korektę: to nie zwrot, więc brakujący towar przyjmij ręcznym PZ, a korektę zamknij przyciskiem Zamknij bez zwrotu.
Zmiany i anulowania u hurtowni
Dział zatytułowany „Zmiany i anulowania u hurtowni”Raz na dobę, w nocy, program sprawdza dokumenty z ostatnich 30 dni jeszcze raz:
- Dokument, który hurtownia zmieniła po przyjęciu, ma w Przyjętych dopisek Hurtownia zmieniła dokument po przyjęciu. Porównaj pozycje z dokumentem magazynowym.
- Dokument, którego hurtownia już nie pokazuje, ma napis Zniknął u hurtowni — sprawdź — hurtownia mogła go anulować. Program nie przyjmie go sam i nie zdejmie niczego ze stanu. Sprawdź dokument u hurtowni: jeśli go anulowano, a towar już przyjąłeś, wystornuj dokument PZ w Magazynie. Gdy dokument wróci na listę hurtowni, oznaczenie zniknie samo.
Część zamówiona pod konkretne auto
Dział zatytułowany „Część zamówiona pod konkretne auto”Zamawiasz część do auta, którego zlecenie jest otwarte? Dodaj ją w zakładce Realizacja i ustaw status Do zamówienia albo Zamówione. Zlecenie zapiszesz mimo braku na stanie — przy pozycji w Realizacji zobaczysz „Czeka na dostawę”. Gdy przyjmiesz dostawę z tą częścią, program sam zarezerwuje ją dla najstarszego czekającego zlecenia i powiadomi o tym w dzwonku.
Warsztat z funkcją Hurtownia przy części widzi przy części na zleceniu, z której hurtowni pochodzi. Gdy wszystkie dostawy części przyszły z jednej hurtowni, napis brzmi po prostu Z hurtowni:. Gdy były dostawy z kilku hurtowni, przy metodzie FIFO program mówi to uczciwie — Z hurtowni (wg FIFO): to partia najstarsza, niekoniecznie ta kupiona pod to auto. Gdy część przyjechała pod to auto z konkretnej hurtowni, przy wydaniu kliknij Zmień partię i wskaż ją ręcznie. Przy części wpisanej z ręki hurtownię wybierzesz w polu Hurtownia / sklep. Szczegóły: Realizacja zlecenia, sekcje „Części, których nie ma na stanie” i „Hurtownia przy części”.
Jeśli coś poszło nie tak
Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”Ręczne PZ odmawia: „Ten dokument (…) przyjęto już w Dostawach z hurtowni”. Towar z tego dokumentu jest już na stanie. Nie wprowadzaj go drugi raz.
„Dokument jest właśnie aktualizowany z hurtowni — odśwież kartę za chwilę i sprawdź pozycje.” Pobieranie zmienia ten dokument w tej chwili. Odśwież kartę po kilku sekundach i sprawdź pozycje jeszcze raz, zanim przyjmiesz.
„Towar Inter Cars przyjmujesz z dostaw — faktura tylko je rozlicza.” Faktury Inter Cars nie przyjmuje się na magazyn. Przyjmij dostawy (WZ) tego zakupu.
„Tylko do kontroli — towar Mekonomen wchodzi na magazyn z zamówień, a faktura tylko je rozlicza.” Faktury Mekonomen nie przyjmuje się na magazyn. Przyjmij zamówienia tego zakupu — lista jest na karcie faktury, pod Zamówienia tej faktury.
„Tylko do kontroli — towar Auto Partner wchodzi na magazyn z dostaw (WZ), a faktura zbiorcza tylko je rozlicza.” Tygodniowej faktury Auto Partner nie przyjmuje się na magazyn. Przyjmij WZ z jej tygodnia — te, które program już z nią połączył, są na karcie faktury, pod Dostawy (WZ) tej faktury.
„Faktura zbiorcza Auto Partner … nie zgadza się z dostawami (WZ) z okresu …”. Suma albo indeksy faktury nie zgadzają się z WZ z jej tygodnia. Sprawdź, czy wszystkie WZ z tego tygodnia są w skrzynce i czy żadna nie weszła dwa razy (np. raz z Dostaw, raz ręcznym PZ).
„Zamówienie niezrealizowane (status „J”) — nic z niego nie wchodzi na stan. Mekonomen je anulował (w jego panelu „Anulowane”) — to stan końcowy.” Mekonomen anulował to zamówienie i program nie sprawdza go ponownie. Jeśli towar mimo to do Ciebie dotarł, wprowadź go sam ręcznym PZ — numer anulowanego zamówienia nie zablokuje ręcznego PZ.
„Mekonomen nie zafakturował tego zamówienia od … dni”. Towar wszedł na stan, a faktura go nie obejmuje. Jeśli towar wrócił albo nie dotarł, zrób zwrot (ZD) z partii tego zamówienia.
„Środowisko testowe Hart — dokumentów z niego nie przyjmuje się na magazyn…” Połączenie działa na danych testowych Hart. Poproś administratora o połączenie z danymi produkcyjnymi.
„Dostawca tego połączenia nie ma NIP-u…” Bez NIP-u program nie sprawdzi, czy faktury nie przyjęto już z KSeF. Uzupełnij NIP dostawcy w Magazyn → Dostawcy.
Towar wszedł na złą kartotekę. Wystornuj PZ w Magazynie. Dokument wróci do Nowych — wskaż właściwy towar w pozycji i przyjmij go jeszcze raz.
Dostawa bez ilości („Hurtownia jeszcze nie wydała towaru”). Inter Cars pokazuje WZ, zanim wyda towar — ilości są wtedy zerowe. Dokument uzupełni się sam przy kolejnym pobraniu.
Co dalej
Dział zatytułowany „Co dalej”- Ustawienia połączenia, powrót do faktur KSeF i stan początkowy: Hurtownie części — Inter Cars, Mekonomen, Hart, Inter Parts i Auto Partner.
- Dokumenty PZ i ZD w magazynie: Dokumenty magazynowe.
- Porządek w kartotekach: Duplikaty w katalogu i scalanie.
- Liczenie półki: Inwentaryzacja krok po kroku.