Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Duplikaty w katalogu i scalanie

Ten sam towar bywa wpisany kilka razy — „OC 90” i „OC90”, EAN raz ze spacjami, raz bez. Każdy taki duplikat to osobny stan, osobna historia i ręczny wybór przy każdej fakturze z KSeF. Raport Duplikaty pokazuje takie grupy. Nieużyty duplikat scalisz z właściwą kartoteką. Duplikat, który ma już historię, zostaje — nowe dostawy przyjmujesz wtedy na jedną kartotekę.

Zanim zaczniesz

Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”

Potrzebujesz włączonego modułu Magazyn. Duplikaty warto przeglądać po imporcie przyjęć z faktur KSeF i od czasu do czasu przy porządkach w katalogu.

Znajdź duplikaty

Dział zatytułowany „Znajdź duplikaty”
  1. Otwórz Części w sekcji Magazyn.
  2. Kliknij Duplikaty.

Raport grupuje kartoteki o wspólnym numerze. Etykieta przy każdej grupie mówi, na jakiej podstawie program wykrył podobieństwo: ten sam EAN, identyczny indeks albo ten sam numer po normalizacji (program ignoruje spacje i myślniki w numerach katalogowych). Nad listą widać liczbę grup, liczbę towarów w grupach i kiedy raport wygenerowano — przycisk Odśwież przelicza go na nowo. Wyszukiwarka Szukaj w duplikatach filtruje grupy po nazwie, indeksie i EAN.

Scal grupę

Dział zatytułowany „Scal grupę”

Scalić możesz tylko nieużyty duplikat — kartotekę bez stanu i bez historii (dokumentów magazynowych, ruchów, partii, pozycji zleceń, spisów). Historii magazynowej program nie przepisuje: kartoteka, która raz przyjęła towar albo trafiła na zlecenie, zostaje taka, jaka była. Przy takiej kartotece raport pokazuje znaczek ma historię — może być kartoteką docelową, ale nie scalaną.

  1. W kolumnie Docelowy zaznacz kartotekę, która ma zostać. Program proponuje kartotekę używaną w dokumentach i zleceniach, z aktualnym stanem i ostatnimi ruchami. Możesz wybrać inną.
  2. Sprawdź kolumny Stan, Ostatni ruch, Dok. (dokumenty magazynowe z towarem) i Zlec. (pozycje zleceń) — pokazują, która kartoteka jest naprawdę używana.
  3. Kliknij Scal … do wybranego i potwierdź w oknie podsumowania. Scalać mogą administrator i księgowa warsztatu.

Na kartotekę docelową przechodzą zapamiętane dopasowania dostawców, zamienniki, historia cen oraz pozycje dostaw z hurtowni i faktur KSeF przypięte do scalanego duplikatu. Scalona kartoteka zostaje w programie jako odnośnik do docelowej. Scalenia nie cofniesz automatycznie — przed potwierdzeniem sprawdź, czy wszystkie pozycje dotyczą tego samego towaru.

Duplikat ma historię

Dział zatytułowany „Duplikat ma historię”

Program odmówi scalenia i zostawi przy grupie komunikat Nie scalono. Zostaw obie kartoteki — ich historia zostaje bez zmian. Nowe dostawy przyjmuj na jedną z nich, tę wybraną jako docelową.

Sam wybór docelowej kartoteki nie przestawia dostawców. Dostawca, którego kod program zapamiętał na drugiej kartotece, dalej przyjmuje tę część na nią — także przy automatycznym przyjęciu, bez żadnego pytania. Przestaw każdego takiego dostawcę raz:

  1. Otwórz jego nieprzyjętą dostawę z tą częścią w Dostawach z hurtowni albo jego fakturę KSeF.
  2. Przy pozycji kliknij Zmień. W oknie Wybierz towar wskaż kartotekę docelową — program może ją podsunąć w pytaniu To ta sama część?.
  3. Kod dostawcy zapisze się na kartotece docelowej, a następne dostawy od tego dostawcy dopasują się do niej same.

Hurtownia, która tej części jeszcze nie przywiozła, nie ma kodu na żadnej z kartotek. Jej pierwsza dostawa zatrzyma się na pytaniu To ta sama część? z obiema kartotekami na liście — program nie wie, która jest docelowa. Wskaż docelową raz; od tej chwili dostawy z tej hurtowni trafią na nią same.

Jeśli ten dostawca przyjmuje się automatycznie (przełącznik Automatyczne przyjęcie przy pewnych dopasowaniach w połączeniu z hurtownią albo Auto PZ przy dostawcy KSeF), wyłącz go do tego czasu — inaczej dostawa przyjmie się na drugą kartotekę, zanim ją otworzysz. Przycisk Dopasuj towary tego nie zmieni — dopasowuje pozycje według zapamiętanych kodów, więc wróci do drugiej kartoteki. Drugiej kartoteki nie używaj do nowych przyjęć.

Duplikatom najłatwiej zapobiec przy przyjęciu: gdy program pyta To ta sama część?, a to ta sama część — nie zakładaj nowej kartoteki.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

Grupy, której się spodziewasz, nie ma na liście. Raport porównuje tylko zgodny EAN, identyczny indeks albo ten sam numer po normalizacji. Kartoteki bez wspólnego numeru nie pojawią się w jednej grupie. Jeśli dotyczą tego samego towaru, popraw indeks lub EAN w kartotece części, a grupa pojawi się po odświeżeniu.

Scaliłeś nie te kartoteki. Operacji nie cofniesz automatycznie. Skontaktuj się z pomocą techniczną, zanim przyjmiesz kolejne dostawy na scalony towar.

„Nie scalono … Towar ma stan lub historię operacji.” Ta kartoteka ma już historię i zostaje. Co dalej — w sekcji Duplikat ma historię wyżej.

Raport jest pusty, a duplikaty „na oko” są. Kliknij Odśwież — raport liczy się na żądanie i pokazuje moment wygenerowania. Jeśli lista nadal jest pusta, program nie znalazł wspólnych numerów. Sprawdź ręcznie pozycje, które podejrzewasz o powtórzenie.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”