Zwrot i rozliczenie wypożyczenia

Przy zwrocie auta zastępczego zapisz stan licznika, poziom paliwa i uwagi. Jeśli wynajem był płatny, rozlicz go po przyjęciu zwrotu.

Przyjmij zwrot

Otwórz Auta zastępcze w menu po lewej stronie.
Przy aktywnym wypożyczeniu kliknij Przyjmij zwrot pojazdu. Możesz też otworzyć zakładkę Auto zastępcze na karcie zlecenia i kliknąć Zwróć pojazd.
W oknie Zwrot Pojazdu wpisz Przebieg końcowy (km) i Paliwo (%) — porównaj je z danymi z wydania.
W polu Uwagi przy zwrocie zapisz nowe rysy i uszkodzenia — trafią na protokół.
Jeśli przy wydaniu była kaucja, zaznacz Kaucja zwrócona klientowi — albo odznacz, gdy zatrzymujesz ją na poczet szkody.
Kliknij Przyjmij zwrot.

Wypożyczenie dostaje status Zwrócony, a auto wraca na listę Dostępne we flocie. Naliczona kwota płatnego wynajmu (liczba dni × stawka dzienna) zapisuje się przy zwrocie — tę samą kwotę zobaczysz w kolumnie Rozliczenie na liście wypożyczeń i na dokumencie.

Rozlicz płatny wynajem

Bezpłatne auto podmianowe nie wymaga rozliczenia — zakończ je przyjęciem zwrotu. Płatny wynajem rozlicz po zwrocie:

Wypożyczenie do zlecenia — kliknij Rozlicz w powiązanym zleceniu. Wynajem doliczy się do faktury zlecenia przy jego rozliczeniu; na liście zobaczysz wpis „Wystawiono dokument”.
Wypożyczenie poza zleceniem — kliknij Rozlicz wypożyczenie przy wypożyczeniu na liście i wybierz dokument:

W oknie Rozlicz wypożyczenie sprawdź podsumowanie: liczba dni, stawka i kwota Do zapłaty (brutto).
Wybierz Dokument:
- Paragon — dla klienta prywatnego. Formularz ma ograniczenie kwoty dla tego typu dokumentu. Zobacz obsługę paragonu.
- Faktura VAT — dla firmy. Uzupełnij NIP nabywcy (program może sam pobrać nazwę i adres z GUS) oraz adres. Przy połączonym KSeF program automatycznie wyśle fakturę.
- Bez dokumentu — tylko oznacza wypożyczenie jako rozliczone, gdy dokument wystawiasz w innym programie.
Przy paragonie i fakturze wybierz Formę płatności: Gotówka, Karta, BLIK albo Przelew. Dokument z przelewem zostaje nieopłacony do czasu wpływu pieniędzy.
Przy płatności gotówką zostaw zaznaczone Dodaj wpłatę gotówki do kasy (dokument KP) — wpłata sama zapisze się w kasie warsztatu (zobacz dokumenty KP i KW).
Kliknij Wystaw dokument (albo Oznacz jako rozliczone przy opcji bez dokumentu).

Kolumna Rozliczenie na liście wypożyczeń pokazuje kwotę i stan: Opłacone, Wystawiono dokument (czeka na płatność), Nieopłacone albo „w toku” przy trwającym wynajmie.

Jeśli coś poszło nie tak

Nie ma przycisku „Rozlicz wypożyczenie”. Rozliczenie jest dostępne dopiero dla zwróconego, płatnego i jeszcze nieopłaconego wynajmu. Jeśli wypożyczenie jest powiązane ze zleceniem, przycisk kieruje do zlecenia — wynajem rozliczysz na fakturze zlecenia.

Program mówi, że wypożyczenie zostało już rozliczone. Ktoś rozliczył je równolegle (np. przez fakturę zlecenia). Odśwież listę i sprawdź powiązany dokument. Jeśli powstały dwa dokumenty do tego samego wynajmu, skontaktuj się z pomocą, zanim wystawisz kolejny.

Dokument został wystawiony, ale wypożyczenie nadal wygląda na nierozliczone. W oknie rozliczenia kliknij Ponów powiązanie — dokument już istnieje, brakuje tylko powiązania z wypożyczeniem. Nie wystawiaj drugiego dokumentu.

Faktura VAT się nie zapisuje. Wymagane są poprawny NIP, nazwa i pełny adres nabywcy, a także adres twojej firmy w Ustawieniach. Wpisz NIP i skorzystaj z pobrania danych z GUS — adres uzupełni się sam.

Co dalej

Wypożyczenie auta do zlecenia — wydanie auta i umowa najmu.
Wystawienie faktury — dokumenty sprzedaży od podstaw.
Cały dział: Auta zastępcze.