Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Rozliczenie: paragon i faktura

Rozliczenie to dokument sprzedaży do zlecenia: paragon albo faktura VAT. Prowadzi cię kreator — od wyboru typu dokumentu do gotowego numeru.

Zanim zaczniesz

Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”
  • Zlecenie ma status Gotowe do odbioru i nie ma jeszcze dokumentu sprzedaży.
  • Twój warsztat wystawia faktury w mWarsztat. Jeśli faktury wystawiasz w zewnętrznym programie, przycisku Rozlicz nie zobaczysz — ta funkcja jest wyłączana w konfiguracji konta.
  • Pozycje w zakładce Realizacja są uzupełnione i zapisane. Dokument powstaje z zakładki Faktura, a jej pozycje idą za Realizacją, dopóki ich nie zmienisz — zobacz Faktura inna niż Realizacja niżej i Realizacja: części, robocizna i mechanicy.
  • Jeśli wybierzesz w kreatorze Fakturę VAT, przygotuj NIP klienta. Klient prywatny dostaje zwykle Paragon, a jeśli prosi o fakturę — wystawisz ją z opcją Nabywca: osoba prywatna (bez NIP).

Rozlicz zlecenie

Dział zatytułowany „Rozlicz zlecenie”
  1. Na karcie zlecenia kliknij zielony przycisk Rozlicz w nagłówku.
  2. Przeczytaj ekran Rozlicz zlecenie: po rozliczeniu pozycje zlecenia zostaną zablokowane do edycji, a ceny nie będą mogły być zmienione. Jeśli dokument różni się od Realizacji, zobaczysz tu listę różnic — pozycje z Realizacji, których nie ma na dokumencie (przycisk Dodaj do dokumentu), i pozycje, których nie ma już w Realizacji (przycisk Usuń z dokumentu). Gdy świadomie zostawiasz dokument taki, jaki jest, zaznacz Wystaw mimo to. Kliknij Rozumiem, kontynuuj.
  3. Na ekranie Wybierz typ dokumentu zaznacz jedną z opcji:
    • Paragon — dla klientów prywatnych,
    • Faktura VAT — dla firm, a na żądanie także dla osoby prywatnej. Faktury zaliczkowej w tym kreatorze nie ma — wystawisz ją w module Faktury: Proforma, faktura zaliczkowa i paragon. Przy fakturze VAT dla klienta indywidualnego zaznacz pod spodem Nabywca: osoba prywatna (bez NIP). Program nie będzie wymagał NIP-u, ale poprosi o imię, nazwisko i adres; do KSeF faktura trafi bez identyfikatora podatkowego.
  4. Kliknij Dalej.
  5. Przy fakturze VAT może pojawić się ekran Dane nabywcy (faktura VAT) — jeśli brakuje NIP-u albo adresu. Wpisz NIP Nabywcy i kliknij GUS, żeby pobrać nazwę i adres z rejestru, albo uzupełnij Nazwa Firmy, Ulica i numer, Kod pocztowy i Miejscowość ręcznie. Ten sam ekran ma przełącznik Nabywca: osoba prywatna (bez NIP) — po jego zaznaczeniu pole NIP znika, a zamiast nazwy firmy wpisujesz Imię i nazwisko. Kliknij Dalej.
  6. Na ekranie Forma płatności wybierz: Gotówka, Karta, BLIK albo Przelew. Przy przelewie ustaw Termin płatności (dni) — obok zobaczysz datę, która trafi na dokument. Kliknij Dalej.
  7. Na ekranie Potwierdzenie sprawdź typ dokumentu, nabywcę, płatność i kwoty. Przy fakturze VAT sprawdź przełącznik Mechanizm podzielonej płatności — program włącza go sam, gdy kwota brutto przekracza 15 000 zł, nabywca ma NIP, a na fakturze są części; pod przełącznikiem widzisz powód. Możesz go zmienić (więcej w Split payment, odwrotne obciążenie i kody GTU). Jeśli klient korzystał z płatnego pojazdu zastępczego, możesz zaznaczyć Dolicz pojazd zastępczy do faktury. Kliknij Wystaw dokument.
  8. Na ekranie Gotowe! zobaczysz numer wystawionego dokumentu. Stąd pobierzesz PDF przyciskiem Pobierz PDF, wydrukujesz przyciskiem Drukuj albo przejdziesz do dokumentu przyciskiem Otwórz w zakładce Faktury.
Rozlicz zlecenie0:17 · Film bez dźwięku

Otwórz film w nowej karcie

Faktura inna niż Realizacja

Dział zatytułowany „Faktura inna niż Realizacja”

Realizacja to pełna historia pracy przy aucie. Faktura to dokument dla klienta i dla urzędu — i może się od Realizacji różnić: w zakładce Faktura połączysz kilka pozycji w jedną, usuniesz części, które wchodzą w cenę robocizny, zmienisz nazwę albo kod GTU. Realizacja zostaje bez zmian.

  • Dopóki nie zmienisz niczego w zakładce Faktura, jej pozycje idą za Realizacją — także za pozycjami dopisanymi później, np. przez mechanika z telefonu. Pod nagłówkiem Pozycje na fakturze widzisz wtedy „Zgodne z Realizacją”.
  • Twoje zmiany zapisują się same, sekundę po ostatniej zmianie, na serwerze — nie tylko w tej przeglądarce. Widzisz to jako „Zapisano 14:32 · Anna”. Fakturę przygotowaną na jednym komputerze wystawisz na innym, także po kilku tygodniach.
  • Pozycja, której nie zmieniałeś, dalej idzie za Realizacją. Przy pozycji zmienionej przez ciebie zobaczysz „W Realizacji: …” z wartościami z Realizacji. Jeśli Realizacja zmieniła się już po twojej zmianie, możesz kliknąć Weź z Realizacji.
  • Pozycje dopisane do Realizacji po przygotowaniu faktury pojawiają się w ramce Nowe w Realizacji — kliknij Dodaj do faktury albo Pomiń. Pozycja usunięta z Realizacji zostaje na fakturze z oznaczeniem „Usunięta z Realizacji” i przyciskiem Usuń z faktury.
  • Zacznij od Realizacji odrzuca twoje zmiany i bierze pozycje z Realizacji od nowa. Program najpierw pyta i mówi, co zniknie.
  • Zanim otworzy się okno Rozlicz zlecenie, program sprawdza, czy nikt nie zmienił faktury na innym komputerze. Jeśli zmienił, wczytuje tamtą wersję, przenosi cię do zakładki Faktura i prosi, żebyś ją sprawdził i rozliczył ponownie.
  • Szkic faktury zapisany przed tą zmianą tylko w tej przeglądarce program pokaże raz z pytaniem Użyj albo Odrzuć. Po Użyj pozycje, które różnią się od Realizacji, mają dopisek „szkic sprzed zmian w Realizacji” i trafiają na listę różnic przy rozliczeniu — sprawdź je albo kliknij Weź z Realizacji.
  • Po wystawieniu dokumentu szkic faktury znika.

Po rozliczeniu

Dział zatytułowany „Po rozliczeniu”
  • Pozycje zlecenia są zablokowane — na zakładce Przegląd zobaczysz informację „Edycja zablokowana. Do tego zlecenia wystawiono dokument.”
  • W nagłówku zlecenia zamiast Rozlicz pojawia się przycisk z numerem dokumentu. Kliknij go i wybierz Pobierz PDF lub Wyślij do klienta. Jeśli wysyłka do KSeF się nie powiodła, możesz też wybrać Ponów wysyłkę KSeF.
  • Program automatycznie wysyła faktury VAT do KSeF, jeśli masz włączony KSeF. Na ekranie Gotowe! widzisz postęp: „Wysyłanie do KSeF…”, potem „Wysłano do KSeF” z numerem albo błąd z przyciskiem Ponów. Przy dokumencie w nagłówku zlecenia pojawia się plakietka KSeF (sukces) albo Błąd. Zobacz konfigurację KSeF.
  • Zlecenie możesz normalnie wydać — status Wydane ustawisz nawet po fakturze. Zobacz Statusy zlecenia i pasek postępu.
  • Przy module Magazyn wystawienie dokumentu wydaje rozliczane części, które nie zostały jeszcze wydane na zlecenie. Zobacz Realizacja: części, robocizna i mechanicy.

Zlecenie wewnętrzne (flota własna)

Dział zatytułowany „Zlecenie wewnętrzne (flota własna)”

Gdy auto należy do floty własnej warsztatu, kliknięcie Rozlicz pokazuje najpierw pytanie „Zlecenie wewnętrzne — na pewno faktura?”. Taka naprawa to koszt wewnętrzny — przy module Magazyn części schodzą dokumentem RW, bez faktury. Wybierz:

  • Zostaw na RW — domyślna, prawidłowa droga dla floty własnej,
  • Wystaw fakturę mimo to — jeśli potrzebujesz wystawić fakturę na inny podmiot.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

„Faktura nie ma pozycji — dodać pozycje z Realizacji?” Dokument na 0 zł nie powstanie. Kliknij Dodaj z Realizacji, żeby wziąć pozycje z Realizacji. Jeśli Realizacja też jest pusta, kliknij Dodaj pozycje w Realizacji i wpisz wykonaną pracę.

„Nie zapisano — Ponów” pod pozycjami faktury. Zmiana w zakładce Faktura nie dotarła na serwer, np. przez chwilową przerwę w połączeniu. Kliknij Ponów. Dopóki zapis się nie uda, przy próbie wyjścia ze zlecenia program zapyta, co zrobić ze zmianami.

„Szkic faktury zmienił(a) …” Ktoś na innym komputerze zapisał fakturę tego zlecenia po tym, jak ją otworzyłeś. Wybierz Wczytaj tamtą wersję albo Zachowaj moją — wtedy twoja wersja zastąpi tamtą.

Nie ma przycisku „Rozlicz”. Sprawdź status — Rozlicz pojawia się dopiero przy statusie Gotowe do odbioru. Jeśli dokument już istnieje, zamiast przycisku widzisz jego numer w nagłówku. Jeśli warsztat wystawia faktury w zewnętrznym programie, przycisk jest ukryty celowo.

„Faktura wymaga prawidłowego NIP”. NIP nabywcy jest błędny albo pusty. Popraw go albo kliknij GUS — rejestr podpowie firmę po numerze. Jeśli nabywcą jest osoba prywatna, zaznacz Nabywca: osoba prywatna (bez NIP).

„Uzupełnij adres swojej firmy — bez niego faktura jest nieważna.” Kliknij Uzupełnij w komunikacie — przeniesie cię wprost do pola adresu w ustawieniach firmy. Zobacz też Dane firmy.

„Dane nabywcy różnią się od kartoteki klienta”. Na ekranie potwierdzenia zobaczysz, co dokładnie się różni, i pole wyboru Zaktualizuj też kartotekę klienta. Bez zaznaczenia wpisane dane trafią tylko na ten dokument — kartoteka zostaje bez zmian. Zaznacz tylko wtedy, gdy chcesz zaktualizować dane kontrahenta.

Błąd wysyłki do KSeF. Dokument jest zapisany w mWarsztat, ale wysyłka do KSeF nie została zakończona. Kliknij Ponów na ekranie „Gotowe!” albo później Ponów wysyłkę KSeF w menu dokumentu w nagłówku zlecenia. Jeśli błąd wraca, sprawdź konfigurację KSeF.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”