Przejdź do głównej zawartości
mWarsztatPomoc
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj

Wystawienie faktury krok po kroku

Fakturę wystawisz na dwa sposoby: z karty zlecenia przyciskiem Rozlicz (program pobiera pozycje ze zlecenia — patrz Rozliczenie zlecenia) albo ręcznie, z listy faktur. Poniżej znajdziesz instrukcję wystawienia faktury z listy.

Zanim zaczniesz

Dział zatytułowany „Zanim zaczniesz”
  • Twój warsztat wystawia faktury w mWarsztat. Jeśli faktury wystawiasz w zewnętrznym programie, sekcji Faktury w menu nie zobaczysz — ta funkcja jest wyłączana w konfiguracji konta.
  • Faktury są dostępne dla osób z rolą administratora lub księgowej. Mechanik tej sekcji nie otworzy.
  • Dane twojej firmy (nazwa, NIP, adres, numer konta) są uzupełnione w ustawieniach — program sam wpisuje je w sekcję Sprzedawca. Zobacz Dane firmy.

Wystaw fakturę

Dział zatytułowany „Wystaw fakturę”
  1. Otwórz Faktury w menu po lewej stronie.
  2. Kliknij Nowa faktura w prawym górnym rogu.
  3. W sekcji Typ dokumentu wybierz: FV, Proforma, Zaliczkowa albo Paragon. Pod wyborem typu zobaczysz jego opis — przy proformie zobaczysz, że nie jest dokumentem księgowym i nie trafia do KSeF, a przy FV i zaliczkowej, że po wystawieniu zostaną automatycznie wysłane do KSeF (jeśli masz podłączony KSeF). O typach przeczytasz w Proforma, faktura zaliczkowa i paragon.
  4. W sekcji Nabywca zacznij wpisywać nazwę klienta i wybierz go z listy — nazwa, NIP i adres uzupełnią się same. Jeśli klienta nie ma w bazie albo dane są nieaktualne, wpisz NIP i kliknij GUS, żeby pobrać nazwę i adres z rejestru. Dla FV i zaliczkowej NIP nabywcy jest wymagany — chyba że wystawiasz fakturę osobie prywatnej: wtedy zaznacz Nabywca: osoba prywatna (bez NIP), a zamiast nazwy firmy wpisz Imię i nazwisko i adres. Program sprawdza sumę kontrolną NIP-u, a numer wklejony z VIES z prefiksem „PL” zapisuje bez prefiksu. Przy paragonie sekcja nazywa się Nabywca (opcjonalnie) — dane wpisujesz tylko na żądanie klienta.
  5. W sekcji Daty sprawdź Datę wystawienia, Datę sprzedaży i Termin płatności. Data wystawienia FV i faktury zaliczkowej nie może być późniejsza niż dzisiaj — KSeF odrzuca faktury z datą z przyszłości. Termin program podpowiada z formy płatności — przy przelewie domyślnie 14 dni, przy gotówce, karcie i BLIK-u ten sam dzień.
  6. W sekcji Płatność wybierz Gotówka, Karta, BLIK albo Przelew. Przy przelewie pod spodem zobaczysz numer konta, który trafi na fakturę.
  7. W sekcji Pozycje dodaj sprzedane usługi i części: kliknij Dodaj pozycję, aby wpisać dane ręcznie, lub Dodaj z magazynu, aby wybrać towar z katalogu wraz z ceną i stawką VAT. Każda pozycja ma nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i stawkę VAT; opcjonalnie uzupełnisz PKWiU i GTU (o kodach GTU przeczytasz w Split payment, odwrotne obciążenie i kody GTU).
  8. W sekcji Uwagi wpisz dodatkowe informacje, które mają znaleźć się na dokumencie.
  9. Sprawdź Podsumowanie: rozbicie na stawki VAT, Razem netto, Razem VAT, Do zapłaty i kwotę słownie.
  10. Kliknij Podgląd PDF, żeby zobaczyć dokument przed wystawieniem.
  11. Kliknij Wystaw dokument.

Gotowe. Program nadaje kolejny numer i otwiera szczegóły faktury. Jeśli masz podłączony KSeF, automatycznie wysyła FV i fakturę zaliczkową. Stan wysyłki sprawdzisz w szczegółach dokumentu.

Jeśli coś poszło nie tak

Dział zatytułowany „Jeśli coś poszło nie tak”

Nie widzisz sekcji Faktury w menu. Sprawdź dwie rzeczy: czy twoje konto ma rolę administratora albo księgowej i czy warsztat nie ma wyłączonego wystawiania faktur w mWarsztat (konfiguracja konta — przydatna, gdy fakturujesz w zewnętrznym programie).

„Wybierz klienta z listy”. FV, proforma i zaliczkowa wymagają nabywcy z kartoteki. Zacznij wpisywać nazwę w sekcji Nabywca i wybierz klienta z podpowiedzi — nowego klienta dodasz najpierw w bazie klientów. Bez wyboru z listy wystawisz tylko paragon.

„NIP nabywcy jest wymagany dla faktur VAT”. Wpisz NIP klienta. Następnie kliknij GUS, aby pobrać nazwę i adres firmy. Dotyczy też faktury zaliczkowej. Jeśli nabywcą jest osoba prywatna, zaznacz Nabywca: osoba prywatna (bez NIP).

„NIP nabywcy ma błędną sumę kontrolną”. W numerze jest literówka — KSeF odrzuciłby taką fakturę. Sprawdź NIP u klienta albo pobierz dane przyciskiem GUS. Numer zagraniczny wpisz z kodem kraju (np. DE123456789) albo ustaw Kraj nabywcy.

„Data wystawienia nie może być późniejsza niż dzisiaj”. Ustaw dzisiejszą datę wystawienia. Fakturę z datą na jutro wystawisz jutro.

„Brak danych sprzedawcy”. Rozwiń sekcję Sprzedawca i uzupełnij braki na ten jeden dokument, a potem popraw dane firmy w ustawieniach — inaczej komunikat wróci przy następnej fakturze.

Faktura jest wystawiona, ale nie została wysłana do KSeF. Otwórz szczegóły faktury i sprawdź komunikat. Usuń wskazaną przyczynę błędu, a następnie kliknij Wyślij do KSeF. Całą wysyłkę i typowe błędy opisuje rozdział o KSeF: Wysyłka faktur do KSeF.

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”