Kosztorys Naprawy Samochodu — Wzór i Szablon

Mechanik ogląda auto, mówi klientowi, co trzeba wymienić i ile to mniej więcej wyjdzie. Klient się zgadza, a przy odbiorze pamięta inną kwotę. Umowa o naprawę zawarta słownie jest ważna (art. 60 KC), ale w sporze liczy się to, co da się pokazać. Kosztorys z nazwą warsztatu wypełnisz w generatorze kosztorysu i zapiszesz jako PDF.

Kosztorys naprawy samochodu to zestawienie planowanych prac i części z cenami, które warsztat przygotowuje przed naprawą, a klient przyjmuje albo odrzuca. Kodeks cywilny nie używa słowa „kosztorys”. Mówi o wynagrodzeniu określonym „na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów” i nazywa je wynagrodzeniem kosztorysowym (art. 629 KC). Naprawę samochodu praktyka i orzecznictwo traktują jako umowę o dzieło (art. 627 KC).

Kosztorys nie ma ustawowego wzoru. Gdy umowę zawierasz w warsztacie, przepisy nie wymagają dla niego formy pisemnej — ani kodeks (art. 60 i 627–646 KC), ani ustawa o prawach konsumenta (dalej UPK). UPK mówi, o czym poinformować konsumenta najpóźniej wtedy, gdy zgadza się na umowę, o ile nie wynika to z okoliczności (art. 8). Nie mówi, na jakim dokumencie.

Inaczej jest przy umowie zawartej poza lokalem warsztatu, np. u klienta (art. 2 pkt 2 UPK). Wtedy warsztat wydaje konsumentowi dokument umowy albo potwierdzenie jej zawarcia na papierze albo, za zgodą konsumenta, na innym trwałym nośniku (art. 15 ust. 1 UPK). Gdy konsument zażądał naprawy, wynagrodzenie nie przekracza sześciuset złotych, a obie strony natychmiast wykonują swoje zobowiązania, warsztat przedstawia łączny kosztorys w tej samej formie (art. 16 ust. 1 pkt 2 UPK).

Tabela niżej dotyczy umowy zawartej w warsztacie. Większości tych pól przepisy nie wymagają. Wpisz je, bo w sporze liczy się to, co masz na papierze.

Pola zalecane

Sposób płatności i gwarancję wpisuj tylko wtedy, gdy naprawdę je ustalasz. Jeśli dajesz gwarancję, konsument ma poznać jej treść najpóźniej w chwili, gdy zgadza się na umowę (art. 8 pkt 6 UPK). O procedurze reklamacji i o odpowiedzialności za zgodność świadczenia z umową też trzeba go poinformować (art. 8 pkt 4 i 5 UPK) — możesz to zrobić w zleceniu albo w warunkach naprawy; kosztorys nie musi tego powtarzać.

Tak wygląda kartka z polami z tabeli wyżej. Układ odpowiada dokumentowi „Wycena naprawy” z mWarsztat: jedna tabela pozycji z kolumną „Rodzaj”, podsumowanie VAT według stawek i kwota słownie. Przebieg, uwagi i linie podpisów to dodatki na papier — Wycena naprawy w programie drukuje się bez podpisów.

KOSZTORYS NAPRAWY                   (albo: WYCENA NAPRAWY)
Numer: ________________   (np. WY/RRRR/MM/NNN)
Data: __.__.____                    Ważna do: __.__.____

[Nazwa warsztatu] · [adres] · NIP __________ · tel. ___ ___ ___

DLA                                 POJAZD
Klient:  ____________________       Marka i model: ______________
Telefon: ____________________       Nr rejestracyjny: ___________
                                    VIN: ________________________
                                    Przebieg: _____ km

ZAKRES WYCENY
________________________________________________________________
________________________________________________________________

POZYCJE
Lp. | Rodzaj    | Czynność / część   | Ilość | J.m. | VAT | Cena netto | Wartość brutto
 1  | robocizna |                    |       |      |     |            |
 2  | część     |                    |       |      |     |            |
 3  |           |                    |       |      |     |            |
                                 RAZEM szacunkowo (brutto): ___________

PODSUMOWANIE VAT
Stawka | Netto      | VAT        | Brutto
______ |            |            |
Razem  |            |            |

Słownie: ___________________________________________ zł __/100

Kwota szacunkowa. Prace dodatkowe bez zgody zamawiającego
nie podwyższają wynagrodzenia (art. 630 § 2 KC).

UWAGI
________________________________________________________________

Sporządził (Warsztat)               Akceptuję wycenę (Klient)
________________________            ________________________

Nie stanowi dokumentu księgowego.

Wypełnij kosztorys z nazwą warsztatu i zapisz jako PDF — generator liczy VAT osobno dla każdej pozycji, sumuje go według stawek (także „zw.”) i wypisuje kwotę słownie. Drukujesz kartkę wypełnioną dla klienta, pusty druk z nagłówkiem warsztatu do wypełnienia długopisem albo pusty wzór. Dane warsztatu zostają w Twojej przeglądarce, a dane klienta generator trzyma tylko do zamknięcia strony.

Kosztorys czyta się pozycja po pozycji, więc każda pozycja mówi, co robisz albo co montujesz. Dwa przykłady w kolumnach generatora. Ceny wpisujesz ze swojego cennika.

Wymiana sprzęgła

Blacharka i lakier — uszkodzony zderzak przedni

Przy każdej pozycji wpisz cenę netto i stawkę VAT, pod tabelą — podsumowanie VAT według stawek, sumę brutto i kwotę słownie. Stawka roboczogodziny zależy od kosztów Twojego warsztatu, więc nie przepisuj jej od sąsiada: policz ją w kalkulatorze stawki roboczogodziny, a o tym, skąd wziąć liczby, piszemy we wpisie o cenniku warsztatu.

Brak śladu akceptacji

Scenariusz: mechanik podaje cenę ustnie, klient kiwa głową, praca rusza. Przy odbiorze klient mówi, że umawiał się na mniej.

Jak tego uniknąć: umowa zawarta słownie jest ważna, ale w sporze liczy się dowód. Zanim zaczniesz pracę, zbierz ślad akceptacji: podpis na kosztorysie albo odpowiedź „akceptuję” SMS-em lub e-mailem na wysłany kosztorys (art. 60 KC).

Ogólne pozycje typu „naprawa silnika”

Scenariusz: kosztorys ma jedną pozycję „naprawa silnika” i jedną kwotę. Po naprawie klient twierdzi, że w tej cenie miało być coś innego.

Jak tego uniknąć: rozbij naprawę na robociznę (z opisem czynności) i części (z nazwą i numerem katalogowym). Po akceptacji to zestawienie planowanych prac wyznacza wynagrodzenie kosztorysowe (art. 629 KC) — im dokładniej je spiszesz, tym mniej miejsca na spór o to, co obejmowało.

Prace dodatkowe bez zgody klienta

Scenariusz: przy wymianie sprzęgła wychodzi zużyte koło zamachowe. Mechanik wymienia je „przy okazji” i dolicza do rachunku. Klient widzi inną kwotę niż w kosztorysie i odmawia dopłaty.

Jak tego uniknąć: zatrzymaj pracę, zadzwoń, podaj zakres i kwotę, poczekaj na zgodę. Za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego warsztat nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia (art. 630 § 2 KC). Jeśli kosztorys sporządził warsztat, podwyższenia może żądać tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności tych prac (art. 630 § 1 KC). Gdy trzeba znacznie podwyższyć wynagrodzenie kosztorysowe, klient może od umowy odstąpić — niezwłocznie, płacąc odpowiednią część umówionego wynagrodzenia (art. 631 KC). Zgodę przez telefon zanotuj: data, godzina, kto, zakres, kwota. Na papierze posłuży wzór zgody na prace dodatkowe (aneks do zlecenia). Więcej o tym, kiedy wolno doliczyć prace: zgoda klienta na prace dodatkowe.

Brak daty ważności

Scenariusz: klient wraca z kosztorysem sprzed kilku miesięcy, a części w hurtowni kosztują już więcej.

Jak tego uniknąć: wpisz „Ważna do” z konkretną datą, a po tym terminie przygotuj nową wycenę. Nie licz na art. 629 KC: dotyczy on zmiany cen lub stawek zarządzeniem właściwego organu państwowego, a nie podwyżki części w hurtowni.

Brak archiwum

Scenariusz: po kilku miesiącach klient zgłasza reklamację naprawy. Nikt nie pamięta, co obejmował kosztorys, a kartka zginęła.

Jak tego uniknąć: trzymaj kosztorys razem ze zleceniem i fakturą, a okres przechowywania dobierz do terminów, w których klient może wrócić. Do wad naprawy stosuje się odpowiednio przepisy o rękojmi przy sprzedaży (art. 638 § 1 KC), a rękojmia obejmuje wadę stwierdzoną przed upływem dwóch lat (art. 568 § 1 KC). Roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się z upływem dwóch lat od oddania dzieła (art. 646 KC). W mWarsztat wyceny są w module Wyceny; wycena zamieniona na zlecenie trafia do archiwum, a jej zawartość — do nowego zlecenia.

Przy szkodzie z OC sprawcy odszkodowanie ustala ubezpieczyciel — metodą kosztorysową albo serwisową (KNF, rek. 15.1). Przy metodzie kosztorysowej podstawą jest jego kalkulacja kosztów naprawy, a nie Twój kosztorys dla klienta. Zasady, których ubezpieczyciel powinien się trzymać, opisuje Komisja Nadzoru Finansowego w „Rekomendacjach dotyczących likwidacji szkód z ubezpieczeń komunikacyjnych” (lipiec 2022, stosowane od 1 listopada 2022 r.). To rekomendacje nadzoru dla ubezpieczycieli, nie ustawa.

Co z tego wynika, gdy naprawiasz auto poszkodowanego (w rekomendacjach: „uprawnionego”):

• Gdy poszkodowany nie zgadza się z wysokością odszkodowania albo po prostu tego żąda, ubezpieczyciel powinien wyjaśnić, na jakiej podstawie ustalił ceny usług warsztatów, i wskazać warsztat z rynku lokalnego, który za cenę z kalkulacji naprawi auto do stanu sprzed szkody (rek. 15.4).
• Jeśli ubezpieczyciel poprawia kalkulację, którą na zlecenie poszkodowanego sporządził warsztat albo rzeczoznawca, przy każdej poprawionej pozycji powinien uzasadnić, dlaczego uznał ją za nieprawidłową (rek. 15.6).
• Ubezpieczyciel nie powinien kwestionować poniesionych kosztów naprawy w warsztacie wybranym przez poszkodowanego, liczonych według cen tego warsztatu, jeśli odpowiadają cenom stosowanym na rynku lokalnym — nawet gdy są wyższe od przeciętnych (rek. 15.7).
• Ubezpieczyciel udostępnia osobie występującej z roszczeniem informacje i dokumenty zebrane, żeby ustalić swoją odpowiedzialność albo wysokość odszkodowania; na żądanie — w postaci elektronicznej (art. 29 ust. 6 i 7 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej).

Jak rozmawiać z ubezpieczycielem o stawce: kosztorys ubezpieczyciela a stawka warsztatu.

1. Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795, art. 60, 627–632, 568 § 1, 638 § 1 i 646 — ISAP, tekst jednolity PDF, API ELI Sejmu. Pobrano 25.09.2026.
2. Ustawa o prawach konsumenta, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1244, art. 8, 9 i 10 ust. 1 (rozdział 2: umowy inne niż zawierane poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość), art. 2 pkt 2, 15 ust. 1 i 16 ust. 1 pkt 2 (umowy zawierane poza lokalem przedsiębiorstwa) — ISAP, tekst jednolity PDF, API ELI Sejmu. Pobrano 25.09.2026.
3. Ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1526, art. 29 ust. 6 i 7 — tekst jednolity PDF, API ELI Sejmu. Pobrano 25.09.2026.
4. Komisja Nadzoru Finansowego, Rekomendacje dotyczące likwidacji szkód z ubezpieczeń komunikacyjnych, lipiec 2022 (stosowane od 1.11.2022), rekomendacje 14.1, 14.2, 15.1, 15.3, 15.4, 15.6 i 15.7 — PDF. Pobrano 25.09.2026.

Stan prawny na 25.09.2026. Tekst dla właścicieli warsztatów. mWarsztat nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na jego podstawie.