Przejdź do treści
Prawo· 16 min czytania

RODO w warsztacie — klauzula i rejestr

Podstawą obsługi zlecenia jest umowa, nie zgoda. Co musi zawierać klauzula z art. 13 RODO (z wzorem do przepisania), jak długo trzymać dane, kiedy warsztat prowadzi rejestr czynności i kiedy SMS do klienta staje się reklamą.

Mikołaj Burdzy

Founder mWarsztat

XLinkedInFacebook
Spis treści

Warsztat samochodowy jest administratorem danych swoich klientów i przy przyjęciu auta przekazuje im informacje wymienione w art. 13 RODO. Do obsługi zlecenia nie potrzebuje zgody klienta, bo podstawą przetwarzania jest umowa o naprawę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zgoda wraca dopiero przy reklamie wysyłanej SMS-em, e-mailem, komunikatorem albo telefonicznie, a wymaga jej Prawo komunikacji elektronicznej, nie samo RODO.

Podstawy

1. Warsztat jako administrator danych#

Administrator danych to podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO). W warsztacie to przedsiębiorca, który go prowadzi: właściciel jednoosobowej firmy albo spółka. To on decyduje, po co zapisuje telefon klienta i jak długo trzyma zlecenia. Dostawca programu warsztatowego czy hostingu przetwarza te dane w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO).

Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio (art. 4 pkt 1 RODO). W warsztacie to imię i nazwisko, telefon, adres i e-mail klienta. Także numer rejestracyjny i VIN, bo w zleceniu stoją obok nazwiska i pozwalają wskazać konkretną osobę.

Za przestrzeganie zasad odpowiada administrator i to on musi umieć wykazać, że ich przestrzega (art. 5 ust. 2 RODO, „rozliczalność”). Obowiązki warsztatu w pięciu krokach:

  1. Wskaż podstawę przetwarzania

    Dla zlecenia to umowa (art. 6 ust. 1 lit. b), dla faktur obowiązek prawny (lit. c), dla archiwum na wypadek sporu uzasadniony interes (lit. f). Sekcja 2.

  2. Poinformuj klienta

    Przy zbieraniu danych przekaż informacje z art. 13 RODO, na piśmie lub w inny sposób (art. 12 ust. 1). Sekcje 3 i 4.

  3. Ustal, jak długo trzymasz dane

    Nie dłużej, niż to niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e). Okres wyznaczają przepisy podatkowe i terminy przedawnienia. Sekcja 5.

  4. Prowadź rejestr czynności

    Zwolnienie dla firm zatrudniających mniej niż 250 osób nie obejmuje przetwarzania, które nie ma charakteru sporadycznego (art. 30 ust. 5). Sekcja 6.

  5. Zawrzyj umowy powierzenia

    Z każdym, kto przetwarza dane klientów w Twoim imieniu, także z dostawcą programu warsztatowego (art. 28 ust. 3). Sekcja 9.

Art. 6 ust. 1 RODO

2. Podstawa przetwarzania: umowa, nie zgoda#

Art. 6 ust. 1 RODO wymienia sześć podstaw przetwarzania. Warsztat korzysta zwykle z trzech: lit. b — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest klient, albo do działań podjętych na jego żądanie przed zawarciem umowy; lit. c — jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora; lit. f — jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora.

SytuacjaPodstawaCzy potrzebna zgoda
Przyjęcie auta, zlecenie, telefon w sprawie naprawy, wydanie autaart. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowyNie
Wycena przygotowana na prośbę klienta, zanim zleci naprawęart. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie klienta przed zawarciem umowyNie
Faktura i przechowywanie dokumentów podatkowychart. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny, m.in. art. 86 § 1 Ordynacji podatkowejNie
Zlecenie, protokół i zdjęcia trzymane na wypadek reklamacji albo sporu o zapłatęart. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeńNie
Dane pracownika firmy-klienta, który przywiózł auto służboweart. 6 ust. 1 lit. f RODO — umowę zawiera firma, nie kierowcaNie
SMS albo telefon z ofertą, rabatem lub zaproszeniem na kolejną usługęRODO: art. 6 ust. 1 lit. f (motyw 47); kanał kontaktu: art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznejTak — uprzednia zgoda na SMS lub telefon
Podstawa przetwarzania w typowych sytuacjach warsztatu.

Dlaczego nie zgoda: zgoda w RODO to dobrowolne okazanie woli (art. 4 pkt 11), które można wycofać w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3). Oceniając dobrowolność, bierze się pod uwagę, czy od zgody nie uzależniono wykonania umowy (art. 7 ust. 4). Warsztat nie przyjmie auta bez telefonu klienta, więc „zgoda” na obsługę zlecenia nie byłaby ani dobrowolna, ani naprawdę odwołalna. Oparcie zlecenia na zgodzie myli podstawy i obiecuje klientowi prawo, którego w tej postaci nie ma.

Art. 13 RODO

3. Klauzula informacyjna — co musi zawierać#

Klauzula informacyjna to informacja, którą administrator podaje osobie przy zbieraniu jej danych, z elementami wymienionymi w art. 13 RODO. Gdy zbierasz dane od samego klienta, podajesz ją podczas pozyskiwania danych — w warsztacie zwykle przy przyjęciu auta. Przepis wymienia te elementy w dwóch ustępach:

Co podajeszPrzepisW warsztacie
Tożsamość i dane kontaktowe administratoraart. 13 ust. 1 lit. aNazwa firmy, adres, telefon, e-mail — mogą stać w nagłówku dokumentu
Dane kontaktowe inspektora ochrony danychart. 13 ust. 1 lit. b — gdy ma to zastosowanieTylko jeśli wyznaczono inspektora (patrz pytania na końcu)
Cele i podstawa prawna przetwarzaniaart. 13 ust. 1 lit. cNaprawa (lit. b), podatki i rachunkowość (lit. c), roszczenia (lit. f)
Prawnie uzasadnione interesyart. 13 ust. 1 lit. d — przy podstawie z art. 6 ust. 1 lit. fNa przykład ustalenie i dochodzenie roszczeń z naprawy
Odbiorcy albo kategorie odbiorcówart. 13 ust. 1 lit. e — jeżeli istniejąDostawcy części, biuro rachunkowe, dostawca programu
Zamiar przekazania danych do państwa trzeciegoart. 13 ust. 1 lit. f — gdy ma to zastosowaniePaństwo, podstawa przekazania i sposób uzyskania kopii zabezpieczeń
Okres przechowywania albo kryteria jego ustalaniaart. 13 ust. 2 lit. aKryteria z sekcji 5, np. przepisy podatkowe i przedawnienie roszczeń
Prawa klientaart. 13 ust. 2 lit. bDostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie danych
Prawo cofnięcia zgodyart. 13 ust. 2 lit. c — przy podstawie ze zgodyTylko jeśli coś opierasz na zgodzie
Prawo skargi do organu nadzorczegoart. 13 ust. 2 lit. dPrezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Czy podanie danych jest wymogiem i co grozi, gdy ich brakart. 13 ust. 2 lit. eNa przykład „dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia pojazdu”
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanieart. 13 ust. 2 lit. fWarsztat zwykle ich nie stosuje
Elementy informacji z art. 13 ust. 1 i 2 RODO (brzmienie po sprostowaniu z 2018 r.).

Forma: kartka, wydruk, strona internetowa

RODO nie wskazuje dokumentu, na którym ma stać ta informacja. Udziela się jej na piśmie lub w inny sposób, w tym elektronicznie, w zwięzłej i zrozumiałej formie, jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1). Przepis nie wymaga podpisu klienta pod klauzulą. Podpisany egzemplarz albo kopia wręczona klientowi to dowód, że informację przekazałeś.

Stałemu klientowi nie musisz dawać klauzuli przy każdej wizycie: obowiązek nie ma zastosowania w zakresie, w jakim osoba dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4). Jeśli chcesz użyć danych w nowym celu, informujesz o nim przed takim przetwarzaniem (art. 13 ust. 3).

Wzór

4. Wzór klauzuli do przepisania#

Poniżej domyślna klauzula z programu mWarsztat, z polami do uzupełnienia w nawiasach kwadratowych. Dwa zdania oznaczone „jeśli dotyczy” odpowiadają na art. 13 ust. 1 lit. b i f. Zdania o inspektorze ochrony danych domyślna klauzula nie ma, bo zależy od warsztatu. Zdania o przekazaniu danych poza EOG też nie ma, choć umowa powierzenia mWarsztat takie przekazanie opisuje (sekcja 9) — dopisz je w Ustawieniach, w zakładce Dokumenty. Domyślna treść zajmuje 668 z 780 dopuszczalnych znaków, więc to zdanie trzeba napisać krócej niż we wzorze albo skrócić inne. Odbiorców i okres przechowywania dopasuj do tego, co robisz naprawdę.

Zdanie o okresie przechowywania podaje kryteria, a nie liczbę — art. 13 ust. 2 lit. a na to pozwala, gdy okresu nie da się podać z góry. Jeśli wysyłasz reklamy SMS-em, dopisz cel „marketing” z podstawą z art. 6 ust. 1 lit. f i prawnie uzasadnionym interesem (art. 13 ust. 1 lit. c i d), informację o prawie sprzeciwu wobec marketingu — podaną wyraźnie i odrębnie od innych informacji (art. 21 ust. 2 i 4 RODO) — oraz o tym, że zgodę na SMS można wycofać w dowolnym momencie (art. 398 ust. 1 i art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej w zw. z art. 7 ust. 3 RODO).

Okres przechowywania

5. Jak długo trzymać dane klientów#

RODO nie podaje jednej liczby. Mówi, że dane przechowujesz nie dłużej, niż to niezbędne do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e). Okres wyznaczają inne ustawy, a każdy cel ma swój przepis:

Co trzymaszPrzepisDo kiedy
Faktury i dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg podatkowychart. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowejDo upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Zlecenie i dowody na wypadek sporu o zapłatę za naprawęart. 646 KCRoszczenia z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od oddania dzieła
Protokół przyjęcia, zdjęcia i opis prac na wypadek reklamacjiart. 638 § 1 w zw. z art. 568 § 1 i 2 KCRękojmia obejmuje wady stwierdzone przed upływem 2 lat; roszczenie o usunięcie wady przedawnia się rok od jej stwierdzenia, a u konsumenta nie wcześniej niż po tych 2 latach
Dowody na wypadek roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym — co do zasady także wtedy, gdy szkoda wynikła z nienależycie wykonanej naprawy (art. 443 KC)art. 442¹ § 1–3 KC3 lata od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się (albo przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć) o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia, najpóźniej 10 lat od zdarzenia, które wywołało szkodę; dłużej, gdy szkoda wynikła ze zbrodni lub występku (20 lat od popełnienia przestępstwa) albo jest szkodą na osobie
Dowody na wypadek innych roszczeń, dla których przepis szczególny nie przewiduje innego terminuart. 118 KC6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata; koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego
Telefon do SMS-ów z ofertąart. 7 ust. 3 i art. 21 ust. 2 RODODo wycofania zgody albo sprzeciwu wobec marketingu
Kryteria okresu przechowywania. Konkretny okres ustala administrator; przy podatkach potwierdź go z księgowym.

Wiersze z art. 638 i 646 KC dotyczą umowy o dzieło. Naprawę samochodu zwykle kwalifikuje się jako umowę o dzieło, choć Kodeks cywilny naprawy nie nazywa; wtedy stosuje się te dwa przepisy. Przy kliencie-konsumencie do części, które warsztat sprzedał i zamontował, mogą mieć zastosowanie przepisy rozdziału 5a ustawy o prawach konsumenta, a do umów przenoszących własność towaru na konsumenta nie stosuje się przepisów Kodeksu cywilnego o rękojmi za wady przy sprzedaży (art. 43a ust. 1 tej ustawy). Szerzej o tym we wpisie o dokumentacji warsztatu.

W praktyce teczkę zlecenia trzymasz do upływu najdłuższego z terminów, które jej dotyczą, a potem niszczysz dokumenty albo usuwasz dane. Uwaga na rękojmię: gdy wada wyjdzie pod koniec dwóch lat, roszczenie o jej usunięcie może przedawnić się dopiero rok później. Wybrane okresy wpisz do rejestru czynności — art. 30 ust. 1 lit. f wymaga tam planowanych terminów usunięcia, jeżeli jest to możliwe.

Art. 30 RODO

6. Rejestr czynności przetwarzania#

Rejestr czynności przetwarzania to prowadzony przez administratora spis procesów, w których używa danych osobowych: w jakim celu, czyich danych, komu je ujawnia i kiedy je usuwa (art. 30 ust. 1 RODO). Ma formę pisemną, w tym elektroniczną (ust. 3), i udostępniasz go organowi nadzorczemu na żądanie (ust. 4).

Czy mały warsztat musi go prowadzić

Art. 30 ust. 5 zwalnia z tego obowiązku przedsiębiorcę zatrudniającego mniej niż 250 osób, chyba że jego przetwarzanie:

  • może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą,
  • nie ma charakteru sporadycznego,
  • obejmuje szczególne kategorie danych (art. 9 ust. 1) albo dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10).

Warsztat zapisuje dane klienta przy każdym zleceniu, dzień w dzień. To przetwarzanie regularne, a nie sporadyczne, więc zwolnienie go nie obejmuje i rejestr trzeba prowadzić. Wskazówki UODO w sprawie tego zwolnienia odsyłają do stanowiska Grupy Roboczej Art. 29.

Rejestr nie musi opisywać każdej operacji. UODO podaje przykład: przy obsłudze umów sprzedaży jako czynność wystarczy wpisać ogólnie „obsługa umów sprzedaży”, bez rozpisywania wystawienia faktury czy wysyłki pliku JPK. UODO zaznacza też, że jego szablony nie są jedynymi prawidłowymi wzorami.

Czynność (cel)Kategorie osób i danychKategorie odbiorcówPlanowany termin usunięcia
Obsługa zleceń naprawKlienci i osoby oddające auto: imię i nazwisko, telefon, adres, e-mail, dane pojazdu, zdjęcia z przyjęciaDostawca programu warsztatowego, dostawcy częściPo przedawnieniu roszczeń z naprawy (terminy z sekcji 5)
Rozliczenia i księgowośćKlienci: dane z fakturBiuro rachunkowe, dostawca programuPo przedawnieniu zobowiązania podatkowego (art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej)
Reklama SMS (jeśli ją prowadzisz)Klienci, którzy wyrazili zgodę: imię, telefonDostawca bramki SMSPo wycofaniu zgody albo sprzeciwie
Kadry i płace (jeśli zatrudniasz)Pracownicy: dane z akt osobowychBiuro rachunkoweWedług przepisów prawa pracy
Przykład rejestru dla warsztatu. Kolumny odpowiadają art. 30 ust. 1 lit. b, c, d i f; pełny rejestr zawiera też dane administratora (lit. a), przekazania poza EOG (lit. e) i opis zabezpieczeń (lit. g).

Komisja Europejska zaproponowała w projekcie nazywanym „Omnibus IV” podniesienie progu zatrudnienia w art. 30 ust. 5, ale dopóki zmiana nie wejdzie w życie, obowiązuje brzmienie opisane wyżej.

Prawo komunikacji elektronicznej

7. SMS do klienta: informacja o naprawie a reklama#

Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zakazuje używania automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, chyba że odbiorca uprzednio wyraził na to zgodę. Takie działanie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4).

Przepis nie mówi, gdzie kończy się wiadomość o naprawie, a zaczyna reklama. W naszej ocenie granica przebiega tak:

WiadomośćCzego dotyczyZgoda na SMS
„Auto gotowe do odbioru”Zamówionej usługi, w trakcie umowyNiepotrzebna — to nie informacja handlowa
Prośba o zgodę na prace dodatkowe przy trwającej naprawieZamówionej usługiNiepotrzebna
Przypomnienie o wizycie, którą klient sam umówiłUsługi już zamówionejNiepotrzebna
„Minął rok od wymiany oleju — zapraszamy”Kolejnej, jeszcze niezamówionej usługiNiepewne — bezpieczniej traktować jak reklamę i mieć zgodę
Rabat, promocja, nowa usługa warsztatuOfertyTak — uprzednia zgoda
SMS do klienta a art. 398 ust. 1 PKE.

Jeśli pytasz o zgodę na piśmie razem z innymi sprawami, pytanie o nią musi dać się wyraźnie odróżnić od reszty (art. 7 ust. 2 RODO), a od zgody nie powinno zależeć przyjęcie auta (art. 7 ust. 4). Klient może ją wycofać w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3) i w każdej chwili sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu (art. 21 ust. 2).

Przy przyjęciu

8. Zdjęcia auta i dowód rejestracyjny#

Zdjęcie auta z widoczną tablicą, zapisane w zleceniu obok nazwiska klienta, jest daną osobową tak samo jak numer rejestracyjny. Robisz je, żeby udokumentować stan pojazdu przy przyjęciu — to część wykonania umowy i zabezpieczenie na wypadek sporu (art. 6 ust. 1 lit. b i f), więc zgoda nie jest potrzebna. Zdjęcia trzymasz tak długo, jak resztę dokumentacji zlecenia.

Zdjęcie w mediach społecznościowych warsztatu to inny cel niż naprawa, a dane zbiera się w konkretnych celach i nie przetwarza dalej w sposób z nimi niezgodny (art. 5 ust. 1 lit. b). Przed publikacją zasłoń tablicę i twarze albo zapytaj klienta o zgodę.

Dowód rejestracyjny zawiera więcej, niż potrzeba do naprawy. Wzór dowodu z rozporządzenia w sprawie rejestracji pojazdów ma pola na nazwisko lub nazwę, numer PESEL lub REGON i adres posiadacza dowodu oraz właściciela pojazdu (kody C.1.1–C.2.3). Kopia albo zdjęcie całego dowodu oznacza więc zbieranie numeru PESEL. Zasada minimalizacji każe zbierać dane ograniczone do tego, co niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. c). Do zlecenia zwykle wystarczy numer rejestracyjny, VIN, marka i model — przepisz je z dowodu bez robienia kopii.

mWarsztat

9. Program warsztatowy a RODO#

Dostawca programu warsztatowego przetwarza dane Twoich klientów w Twoim imieniu. Potrzebujesz z nim umowy powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO) i wpisujesz go do klauzuli jako odbiorcę danych. Program nie zwalnia Cię z obowiązków administratora: treść klauzuli, okresy przechowywania i rejestr czynności ustalasz Ty. Jak to wygląda w mWarsztat:

  • Umowa powierzenia jest opublikowana na stronie umowa powierzenia przetwarzania danych, razem z wykazem podmiotów, które przetwarzają dane w imieniu mWarsztat.
  • Dane w UE. Baza danych i załączniki, w tym wszystkie zdjęcia, są w regionie AWS eu-central-1 we Frankfurcie. Niemcy należą do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, więc samo przechowywanie nie jest przekazaniem do państwa trzeciego.
  • Dostęp z USA. Supabase, Inc., dostawca bazy danych, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a jego personel wsparcia, administracyjny i inżynierski może mieć dostęp do środowiska z danymi. Umowa powierzenia opisuje to jako przekazanie do państwa trzeciego — dlatego we wzorze z sekcji 4 jest zdanie „jeśli dotyczy” z art. 13 ust. 1 lit. f.
  • Klauzula RODO drukuje się na stronie ogólnych warunków naprawy pod tytułem „Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)”. Domyślna treść to wzór z sekcji 4, tyle że zamiast danych warsztatu odsyła do nagłówka dokumentu i nie ma zdań „jeśli dotyczy”. Zmieniasz ją w Ustawieniach, w zakładce Dokumenty (do 780 znaków), a stronę z warunkami możesz dołączyć do protokołu przyjęcia pojazdu.
  • Podpis na dokumentach: podpis klienta palcem w aplikacji mobilnej (protokół przyjęcia i wydania); podpis elektroniczny wycen i umów — w przygotowaniu. Aplikacja mobilna to osobny moduł.
Najczęstsze pytania

10. Pytania o RODO w warsztacie#

Czy klient musi podpisać zgodę RODO, zanim odda auto do naprawy?
Nie. Do obsługi zlecenia podstawą przetwarzania jest umowa o naprawę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a nie zgoda. Klientowi przekazujesz informacje z art. 13 RODO; przepis nie wymaga jego podpisu, ale podpisany egzemplarz albo kopia wręczona klientowi to dowód, że informację dostał (art. 5 ust. 2).
Czy numer rejestracyjny i VIN to dane osobowe?
RODO uznaje za dane osobowe informacje o osobie, którą można zidentyfikować także pośrednio (art. 4 pkt 1). W warsztacie numer rejestracyjny i VIN stoją w zleceniu obok nazwiska i telefonu klienta, więc traktuj je jak dane osobowe: z tą samą klauzulą, okresem przechowywania i zabezpieczeniami.
Klient umawia wizytę przez telefon. Kiedy przekazać mu klauzulę?
Art. 13 RODO wymaga podania informacji podczas pozyskiwania danych. Grupa Robocza Art. 29 w wytycznych w sprawie przejrzystości dopuszcza podejście warstwowe także w rozmowie telefonicznej: przy pierwszym kontakcie najważniejsze informacje (kto jest administratorem, w jakim celu przetwarza dane, jakie prawa ma klient), a pozostałe innym środkiem — na przykład na piśmie przy przyjęciu auta albo linkiem do informacji na stronie warsztatu.
Czy mogę zrobić zdjęcie dowodu rejestracyjnego klienta?
Zwykle nie ma takiej potrzeby. Wzór dowodu rejestracyjnego ma pola na numer PESEL lub REGON i adres posiadacza oraz właściciela pojazdu (Dz.U. 2024 poz. 1709, zał. nr 3), a zasada minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) każe zbierać tylko dane niezbędne do celu. Do zlecenia przepisz numer rejestracyjny, VIN, markę i model.
Czy mały warsztat musi wyznaczyć inspektora ochrony danych?
Zwykle nie. Art. 37 ust. 1 RODO wymaga inspektora od organów i podmiotów publicznych oraz od firm, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych lub danych o wyrokach skazujących. Typowy warsztat naprawczy do tych przypadków nie należy. Jeśli inspektora wyznaczysz, podajesz jego dane kontaktowe w klauzuli (art. 13 ust. 1 lit. b).
Klient żąda usunięcia danych. Czy muszę usunąć też faktury?
Nie. Prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO). Faktury zostają do przedawnienia zobowiązania podatkowego, dokumentacja naprawy do przedawnienia roszczeń. Usuwasz to, czego żaden z tych celów już nie wymaga, na przykład numer z listy do wysyłki reklam.
Ostatnia weryfikacja: 25.09.2026

11. Źródła#

Stan prawny na 25.09.2026. Tekst dla właścicieli warsztatów. mWarsztat nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na jego podstawie.

Dalej

Powiązane#

Protokół przyjęcia pojazdu — wzór

Wzór protokołu z nazwą warsztatu, klauzulą RODO na kartce i arkuszem z sylwetką auta.

Ogólne warunki naprawy — wzór

Warunki naprawy dołączane do protokołu. W programie klauzula RODO drukuje się na tej samej stronie.

Dokumentacja warsztatu — obowiązki i wzory

Które dokumenty wymaga prawo, a które są dowodem — z okresami przechowywania.

Newsletter

Praktyczne porady dla warsztatu, raz w miesiącu

Tematy z bloga, nowe poradniki KSeF, zmiany w prawie i to, co działa w Polsce. Zero spamu — możesz wypisać się jednym kliknięciem.

#prawo#rodo#dokumentacja#obowiazki#szablon

Newsletter

Praktyczne porady dla warsztatu, raz w miesiącu

Tematy z bloga, nowe poradniki KSeF, zmiany w prawie i to, co działa w Polsce. Zero spamu — możesz wypisać się jednym kliknięciem.