Elektroniczna karta zlecenia naprawy
Elektroniczna karta zleceń zamiast kartek na desce rozdzielczej
Zlecenie to jedyny dokument, przez który przechodzi całe auto: przyjęcie, ustalenia z klientem, części, robocizna, wydanie i rozliczenie. W mWarsztat prowadzisz je od początku do końca w jednym miejscu — a papier, który klient dostaje do ręki, drukuje się z tych samych danych, zamiast być przepisywany.
Elektroniczna karta zleceń to wszystkie zlecenia warsztatu na jednej liście, podzielonej na Nadchodzące, Aktywne i Archiwum. Każde zlecenie trzyma opis usterki, zakres prac z cenami, stan pojazdu przy przyjęciu i status naprawy. Nie musisz pamiętać, ile paliwa było w baku ani czy klient zostawił dowód rejestracyjny — jest to zapisane razem ze zleceniem, z datą.
Spisany stan auta broni obu stron
Najdroższe spory w warsztacie nie dotyczą naprawy, tylko tego, co było z autem przed nią. Protokół przyjęcia zamyka tę dyskusję jednym wydrukiem z datą.
Paliwo i przebieg
Poziom paliwa suwakiem 0–100% i stan licznika w chwili przyjęcia auta.
Dokumenty i zgody
Dowód rejestracyjny, polisa OC, dokumenty pojazdu, zgoda na jazdę próbną i zwrot wymienionych części.
Klucze i rzeczy
Liczba kompletów kluczy i opis przedmiotów wartościowych zostawionych w samochodzie.
Zdjęcia
Do ośmiu zdjęć zrobionych przy przyjęciu trafia wprost na protokół przyjęcia pojazdu.
Co potrafi zlecenie w mWarsztat
Karta zlecenia jako jeden dokument
Karta zlecenia to egzemplarz warsztatu protokołu przyjęcia pojazdu — klient dostaje drugi egzemplarz o tej samej treści. Oba powstają z danych, które już masz w systemie, więc nie przepisujesz ich drugi raz: dane warsztatu, zleceniodawca, pojazd, zakres prac z cenami i podpisy obu stron.
Protokół przyjęcia i protokół wydania
Stan auta zapisujesz przy przyjęciu i drugi raz przy wydaniu. To ten sam formularz w dwóch odsłonach — i to on rozstrzyga późniejsze rozmowy o rysie, której „nie było”.
Status zlecenia w czterech krokach
Nowe, W realizacji, Gotowe, Wydane — status przestawiasz kliknięciem w kółko na pasku i zapisujesz razem z resztą zmian w zleceniu. Lista zleceń dzieli się na Nadchodzące, Aktywne i Archiwum, a liczniki przy zakładkach pokazują całe zbiory, nie tylko wczytaną stronę.
Wycena osobno, realizacja osobno
Wycena jest szkicem i jawnie nie rusza magazynu. Wysyłasz ją klientowi jako PDF albo kopiujesz jako tekst do wiadomości, a dopiero po uzgodnieniu przenosisz pozycje do realizacji jednym przyciskiem.
Części, robocizna i marża na zleceniu
Przy wpisywaniu części widzisz numer katalogowy, cenę i aktualny stan magazynowy. Robocizna przelicza się z minut po stawce godzinowej warsztatu, a marża liczy się na bieżąco — nie po miesiącu.
Wyszukiwarka i historia napraw pojazdu
Zlecenie znajdziesz po tym, co akurat pamiętasz. Wyszukiwarka działa po stronie serwera i przeszukuje siedem pól naraz, a zlecenia klienta zbierają się w historii napraw jego pojazdu.
Od przyjęcia auta do wydania kluczy
Pięć kroków, w których zlecenie zbiera wszystko, co potem trafia na wydruk i na fakturę.
Przyjęcie
Wybierasz klienta i pojazd w jednym polu wyboru, a auto, którego jeszcze nie ma w bazie, dodajesz po numerze rejestracyjnym albo VIN — po kliknięciu program uzupełni markę, model i rocznik w ramach puli dekodowań. Podpowiada też ostatni znany przebieg tego auta.
Protokół
Paliwo, przebieg, dokumenty, klucze, rzeczy wartościowe. Podpis klienta złożony palcem w aplikacji mobilnej trafia na protokół przyjęcia pojazdu.
Wycena
Pozycje części i robocizny w zakładce Wycena. Wysyłasz PDF albo tekst, a po uzgodnieniu kopiujesz je do realizacji.
Naprawa
Zlecenie przekazujesz na telefon mechanika. Notatki i zdjęcia z warsztatu lądują na jednej osi czasu w zakładce Dokumentacja.
Wydanie
Protokół wydania z przebiegiem po naprawie, potem paragon albo faktura prosto ze zlecenia — z wysyłką do KSeF, jeśli masz włączony moduł.
Trzy dokumenty z jednego zlecenia
Każdy z nich pokazuje to, co powinien zobaczyć jego odbiorca — i nic ponadto. Mechanik nie dostaje cen, klient nie dostaje marży.
Protokół przyjęcia pojazdu
Dwa egzemplarze o tej samej treści: warsztat zatrzymuje kartę zlecenia z podpisem klienta, klient dostaje swój. Na kartce: strony umowy, pojazd, paliwo i przebieg, uszkodzenia, dokumenty i klucze, zakres prac z cenami, zgody i podpisy obu stron.
Karta serwisowa
Wersja dla mechanika, bez cen: pojazd, numerowana lista prac, opis zlecenia, puste pole na uwagi i na przebieg po naprawie oraz miejsce na podpis.
Potwierdzenie wydania pojazdu
Przebieg i paliwo przy przyjęciu i przy wydaniu, kilometry przejechane w warsztacie, zakres wykonanych prac, zwrot dokumentów i kluczy oraz miejsce na zastrzeżenia klienta.
Co zmienia się w warsztacie
Dowód zamiast słowa
Protokół przyjęcia z poziomem paliwa, przebiegiem, listą dokumentów i liczbą kompletów kluczy zamyka rozmowę o tym, w jakim stanie auto trafiło na podnośnik. Jeśli pobranie protokołów się nie powiedzie, system nie zaproponuje utworzenia nowego — żeby pusty formularz nie nadpisał dowodu.
Nic nie przepisujesz drugi raz
Dane z przyjęcia wchodzą na kartę zlecenia, pozycje z wyceny przenoszą się do realizacji, a realizacja synchronizuje się z fakturą — ze znacznikami tego, co dodano, zmieniono i usunięto względem wykonanych prac.
Magazyn schodzi razem ze zleceniem
Zamknięcie zlecenia zdejmuje części ze stanu i wystawia dokument RW. Gdy magazyn tego nie wykona, dostajesz okno z listą operacji do ręcznej poprawki, zamiast cichej różnicy w remanencie.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest elektroniczna karta zlecenia?
To zlecenie warsztatowe prowadzone w programie zamiast na kartce: dane klienta i pojazdu, opis usterki, zakres prac z cenami, stan auta przy przyjęciu i status naprawy w jednym miejscu. Wszystkie zlecenia razem tworzą elektroniczną kartę zleceń — listę w panelu podzieloną na Nadchodzące, Aktywne i Archiwum. Z tych samych danych powstają wydruki: protokół przyjęcia pojazdu w dwóch egzemplarzach o tej samej treści (egzemplarz warsztatu to karta zlecenia), karta serwisowa bez cen dla mechanika i potwierdzenie wydania pojazdu.
Czy zlecenie da się wydrukować i podpisać?
Tak. Protokół przyjęcia pojazdu drukuje się w dwóch egzemplarzach o tej samej treści: egzemplarz warsztatu (karta zlecenia) podpisuje klient, a egzemplarz klienta — osoba przyjmująca auto. Na kartce są stan auta, dokumenty i wyposażenie, zakres prac z cenami i do ośmiu zdjęć ze zlecenia. Podpis złożony w aplikacji trafia na protokół jako obrazek, z datą złożenia podpisu. Stan na dziś: podpis klienta palcem w aplikacji mobilnej (protokół przyjęcia i wydania); podpis elektroniczny wycen i umów — w przygotowaniu. W panelu na komputerze podpisu się nie rysuje, więc bez aplikacji klient podpisuje wydruk długopisem. Przy wydaniu auta drukujesz „Potwierdzenie wydania pojazdu” z przebiegiem po naprawie i miejscem na zastrzeżenia klienta.
Czy klient akceptuje wycenę online?
Nie. Wycenę wysyłasz klientowi sam — jako PDF albo skopiowany tekst do maila lub SMS-a — a po jego zgodzie przenosisz pozycje do realizacji przyciskiem „Kopiuj do Realizacji”. Nie ma portalu klienta ani linku, pod którym klient śledziłby status swojego zlecenia. Cała praca ze zleceniem odbywa się po stronie warsztatu.
Czy zlecenia mają własną numerację, na przykład ZL/2026/001?
Tak. Każde zlecenie dostaje numer według wzorca wybranego w ustawieniach dokumentów: ZL/RRRR/MM/NNN (domyślny), ZL/RRRR/NNN albo NNN/RRRR. Numer drukuje się na protokole przyjęcia, karcie serwisowej i potwierdzeniu wydania. Zmiana wzorca nie przenumerowuje zleceń — numery już nadane zostają bez zmian.
Czy mechanik zobaczy zlecenie na telefonie?
Tak. Przycisk „Przekaż na telefon” oznacza zlecenie po stronie serwera, a aplikacja mechanika pokazuje je jako baner do przejęcia po otwarciu — system zapisuje, kto i kiedy je przejął. Powiadomień push nie wysyłamy, więc zlecenie czeka na mechanika, zamiast dzwonić mu w kieszeni.
Czy dwie osoby mogą pracować na jednym zleceniu naraz?
Tak. Przy zleceniu widać awatary osób, które mają je otwarte, a przy polu, w którym ktoś właśnie pisze, pojawia się jego imię. Gdy ktoś zapisze zlecenie przed Tobą, dostajesz osobne okno konfliktu zamiast cichego nadpisania czyjejś zmiany.
Czy da się założyć zlecenie na auto bez właściciela?
Tak. Zlecenie na pojazd z własnej floty albo na auto zastępcze zakładasz bez wskazywania klienta. Takie zlecenie jest oznaczone jako wewnętrzne w trzech miejscach, ale fakturowania nie blokuje — refaktura na ubezpieczyciela czy leasingodawcę pozostaje możliwa.
Zobacz zlecenie na swoim aucie
Na prezentacji przechodzimy całą drogę zlecenia — przyjęcie z protokołem, wycenę, pozycje z magazynu, wydanie i fakturę. Na przykładzie naprawy, którą znasz ze swojego warsztatu.
Moduł zleceń jest podstawą systemu — jest w każdym planie.
Powiązane strony
Migracja do mWarsztatu
Przenieś bazę klientów, pojazdy i historię napraw
Twoje dane przy odejściu
Zakres eksportu i bezpłatne wydanie danych
Zlecenie naprawy — wzór
Co musi zawierać zlecenie naprawy — wzór na papier
Protokół przyjęcia pojazdu — wzór
Stan licznika, paliwo, opis uszkodzeń i wyposażenie auta
Aplikacja mobilna
Zlecenie i protokół na telefonie mechanika
Faktury i KSeF
Faktura prosto ze zlecenia naprawy
Wszystkie funkcje
Pełna lista możliwości mWarsztat
Cennik
Transparentne plany od 79 zł/mies.