Co już działa. Co robimy dalej.

Zaczęliśmy od trzech rzeczy, które warsztat zapisuje każdego dnia — i które najczęściej trzeba przepisywać z kartki do zeszytu, a potem do faktury.

• Zlecenia z historią napraw przy konkretnym aucie
• Kartoteka klientów i pojazdów — jedno miejsce zamiast trzech

Kalendarz w warsztacie to nie kalendarz spotkań. Liczy się, które stanowisko jest wolne i kto na nim stoi.

• Terminarz z podziałem na stanowiska
• Rezerwacja wpięta w zlecenie, nie obok niego

Części to drugi obieg w warsztacie. Dopóki żyje w osobnym pliku, stany nigdy się nie zgadzają.

• Magazyn z rozchodem części i stanami
• Części schodzą ze stanu w chwili wydania na zlecenie

Warsztat, który handluje autami, rozlicza je inaczej niż naprawy. To osobny rachunek, nie osobny program.

• Sprzedaż aut używanych z VAT-marżą

Fakturę wystawia się na końcu zlecenia, więc powinna się z niego brać sama. A skoro i tak trzeba było ją przebudować pod Krajowy System e-Faktur, zrobiliśmy to od razu.

• Faktura z pozycji zlecenia, bez przepisywania
• KSeF od pierwszego dnia — FA(3), kod QR, certyfikat

Mniej nowych funkcji, więcej dopięcia istniejących. Jeden system wizualny w panelu i na stronie — bo program ma być czytelny, nie tylko sprawny.

• Jeden język projektowy w panelu, na stronie i w materiałach
• Dopracowanie przepływów zgłaszanych przez pierwszych użytkowników

Wszystko, co dzieje się między przyjęciem auta a wydaniem kluczyków — w jednym systemie.

• Cyfrowe przyjęcie auta: protokół szkód, zdjęcia przy aucie, podpis klienta
• Stacja magazynowa — mechanik sam skanuje części, które bierze
• Auta zastępcze powiązane ze zleceniami i fakturami
• Start prac nad aplikacją mobilną dla mechaników

Mechanik przestaje biegać do komputera. Telefon w kieszeni roboczej wystarcza.

• Aplikacja na iOS wydana do App Store, potem pierwsza aktualizacja
• Pełne archiwum zleceń z wyszukiwaniem po wszystkim
• Rozliczenia z urzędem: poprawne deklaracje JPK/VAT i korekty
• Pierwsza faza uszczelnień bezpieczeństwa pod nadmiarowym nadzorem

Warsztat z drugim oddziałem to inna arytmetyka magazynu. Doszło nam wsparcie dla tego, co dzieje się między lokalizacjami.

• Wiele magazynów z przesunięciami międzyoddziałowymi (MM)
• Flota własna: koszty i przypomnienia dla aut serwisowych
• Konta demo z wypełnionymi danymi — można zobaczyć program przed rejestracją

Do tej pory system żył w rękach zaprzyjaźnionych warsztatów. Ten miesiąc zrobił z niego produkt, który może kupić każdy.

• Start bez karty: 30 dni próbnych i pełna funkcjonalność
• Płatności online i subskrypcja z samodzielnym zarządzaniem planem
• Moduły dobierasz do planu, kiedy ich potrzebujesz — płacisz za to, czego używasz
• Logowanie mechanika własnym telefonem — parowanie kodem lub QR, PIN
• Limity VIN i tablic z dokupowaniem w panelu

Numer rejestracyjny, VIN i NIP to dane, które ktoś już opisał. Nie ma powodu, żeby operator przepisywał je z dowodu rejestracyjnego ani zgadywał pojemność silnika.

• Wpisz tablicę, kliknij raz — wracają VIN, marka, model, rocznik i dane silnika
• Dekodowanie VIN w formularzu pojazdu, ze współdzieloną bazą — za to samo auto nie płacimy dwa razy
• Dane firmy z rejestru REGON przy każdym polu NIP, nie tylko w jednym formularzu
• Terminarz rozpoznaje auto po tablicy, a rezerwację przyjmuje z samego numeru telefonu

Zanim poprosiliśmy o pieniądze, domknęliśmy temat odpowiedzialności za dane.

• Dane klientów przeniesione do centrum danych w UE (Frankfurt)
• Opublikowane dokumenty prawne opisujące przetwarzanie danych
• Panel bez analityki stron trzecich — nie śledzimy pracy w warsztacie
• Publiczna strona statusu usług i cotygodniowe raporty dla właścicieli
• Systematyczna kontrola jakości: sesje testowe każdego modułu na izolowanych środowiskach

Półtora miesiąca zgłoszeń z warsztatów, które dostały aplikację pierwsze, domknęliśmy wersją 1.4.0, a cztery wrześniowe aktualizacje dopięły resztę. Na nich kończy się okres testów.

• Przebudowany interfejs i usprawnienia zgłoszone prosto z warsztatów
• Protokół przyjęcia i wydania z telefonu — zdjęcia, zgody, podpis klienta na ekranie
• Kolejka offline: brak zasięgu pod podnośnikiem nie zatrzymuje pracy
• Pojazd ze zdjęcia dowodu rejestracyjnego, części skanowane aparatem
• Zdjęcia i nagrania na pełnym ekranie, wygodniejszy podpis także po obróceniu telefonu

Nowy warsztat ma ruszyć sam, bez czekania na szkolenie. Dopisaliśmy instrukcje do całego programu, a przez pierwsze dni w panelu prowadzi lista kroków.

• Instrukcje pod mwarsztat.eu/pomoc — od pierwszego logowania po aplikację mobilną, z wyszukiwarką i krótkimi filmami z programu
• Ekran powitalny: dodajesz pierwsze auto albo ćwiczysz na przykładowych danych, które potem usuwasz w Ustawieniach
• Lista „Konfiguracja warsztatu” prowadzi przez dane firmy, stawkę roboczogodziny, stanowisko, pierwsze auto i pierwsze zlecenie, z „pokaż mi jak” przy krokach
• Gdy start się przeciąga, panel proponuje: klientów i pojazdy z pliku Excel lub CSV przeniesiemy za Ciebie

Część leżąca na półce nie zawsze jest wolna. Program odróżnia teraz to, co jest na stanie, od tego, co już czeka na konkretne zlecenie.

• Rezerwacja części pod zlecenie — katalog pokazuje stan, rezerwacje i ile zostaje naprawdę do wzięcia
• „Wydaj na zlecenie” potwierdza pobranie, a faktura i paragon rozchodują tylko to, czego jeszcze nie wydano — nic nie schodzi ze stanu dwa razy
• Brakująca część czeka na zleceniu na dostawę, a po przyjęciu towaru sama rezerwuje się dla najstarszego zlecenia, które na nią czeka
• Tryb „bez magazynu” dla warsztatów, które nie prowadzą ewidencji części — dane magazynu wracają po ponownym włączeniu
• Każda zmiana stanu zostawia dokument magazynowy, a JPK_MAG pobierasz dla wybranego magazynu — za okresy od 2027 roku w strukturze JPK_MAG(2)

Klient odbierający auto chce wiedzieć, co zrobiono, ile to kosztuje i co dalej. Odpowiedzi — razem ze stanem auta przy przyjęciu i rozliczeniem faktury — mają teraz swoje miejsce w zleceniu i na papierze.

• Pole „Podsumowanie naprawy”: wykonane prace, wynik sprawdzenia i zalecenia — na karcie serwisowej, na protokole wydania i na ekranie telefonu przed podpisem klienta
• Zestawienie kosztów naprawy z zakładki Realizacja — jako PDF albo do wydruku, także po wystawieniu faktury
• W panelu protokół przyjęcia ma osobne pole na stan pojazdu i ceny z zapisanej wyceny
• W załącznikach zlecenia, obok zdjęć i filmów, także dokumenty PDF i pliki biurowe
• Przy fakturze jej korekty, suma wpłat i zwrotów oraz kwota, która zostaje do zapłaty — wpłatę częściową albo zwrot zapiszesz od razu przy fakturze

Dokument od hurtowni to kartka, którą ktoś w warsztacie przepisuje do magazynu pozycja po pozycji. Teraz przychodzi sam, a towar wchodzi na stan bez wpisywania pozycji z ręki.

• Dokumenty z hurtowni Inter Cars, Mekonomen, Hart, Inter Parts i Auto Partner przychodzą przez API do skrzynki „Dostawy z hurtowni” — wszystkie w jednym module Hurtownie
• Ten sam zakup wchodzi na magazyn raz: dokument z hurtowni i faktura z KSeF nie wprowadzą towaru drugi raz
• Zanim założysz nową kartę towaru, program pyta „To ta sama część?” i pokazuje karty o tym samym EAN-ie albo numerze producenta
• Brakujące karty towarów zakładasz jednym przyciskiem, z ceną sprzedaży z narzutu ustawionego przez warsztat
• Gdy połączenie z hurtownią przestaje działać, panel to pokazuje razem z datą ostatniego udanego pobrania

Program dla stacji kontroli pojazdów dostępny samodzielnie, bez planu warsztatowego. Jeśli prowadzisz także warsztat, łączysz badania i naprawy na wspólnej bazie klientów i pojazdów.

• Cykl badania: pojazd, rodzaj badania, drogomierz, usterki, wynik i termin następnego badania
• Wysyłka do CEPiK 2.0 przez Agenta mWarsztat na komputerze głównym stacji, z kolejką i dziennikiem
• Badanie przejmowane kodem QR w przeglądarce telefonu — usterki z katalogu notowane przy aucie
• Statystyki stacji, a po pierwszym pełnym roku badań w programie także prognoza roczna, sprawdzona wstecz na rzeczywistych badaniach

Wysłanie faktury to połowa pracy. Druga połowa to wiedzieć, co utknęło, co odrzucono i co przyszło od dostawców.

• Zakładki „Czeka na KSeF” i „Odrzucone przez KSeF” — przy fakturze widać, dlaczego czeka i kiedy pójdzie kolejna próba
• Fakturę odrzuconą przez KSeF anulujesz z podaniem powodu i wystawiasz nową
• W module Magazyn faktury zakupowe z KSeF pobierają się same w tle, a starsze dociągniesz przyciskiem

Cenę z klientem ustala się zwykle w kwocie brutto, a fakturę bywa trzeba wystawić na inną firmę niż ta w kartotece. Takie sytuacje program obsługuje teraz wprost, bez obejść.

• Cenę robocizny wpisujesz od razu brutto, a kwotę „Razem” w Realizacji i Wycenie poprawiasz na końcową — różnica rozkłada się na robociznę, części zostają bez zmian
• „Zmień nabywcę” przy rozliczeniu: faktura na inną firmę bez zmieniania kartoteki klienta
• Faktura VAT dla osoby prywatnej bez NIP-u, a NIP z błędem program zatrzymuje, zanim zrobi to KSeF
• Przełącznik podzielonej płatności ustawia się sam na podstawie kwoty, nabywcy i pozycji faktury — z widocznym powodem i możliwością zmiany

Jedno hasło na cały warsztat działa do pierwszej zmiany w zespole. Konta pracowników administrator zakłada teraz sam, każde z rolą dopasowaną do pracy.

• Konta i uprawnienia w Ustawieniach: każdy loguje się własnym e-mailem, z rolą Administrator, Księgowość albo Mechanik
• Kontom z rolą Księgowość albo Mechanik chowasz w panelu moduły, których nie potrzebują; konto wyłączysz albo nadasz mu nowe hasło
• Kasę i faktury zmieni tylko konto z dostępem do finansów — także z pominięciem panelu

Księgowa nie musi co miesiąc prosić o faktury e-mailem. Pobiera je sama — jako zestawienie CSV albo plik dla Symfonii, Rewizora lub Rachmistrza.

• Eksport faktur i paragonów za wybrany okres, z numerami KSeF oraz kwotami netto i VAT dla każdej stawki
• Pliki do importu w Symfonii FK oraz w Rewizorze i Rachmistrzu (EPP) — to nowe formaty, więc pierwszy plik księgowa wczytuje próbnie
• CSV, JPK_V7M (sama sprzedaż) i JPK_MAG w Raportach → Eksport — konto z rolą Księgowość nie musi wchodzić do Ustawień

Zakładka Podsumowanie pokazuje najważniejsze liczby wybranego okresu obok poprzedniego okresu albo tego samego okresu rok wcześniej.

• Wykresy po dniach i tygodniach, nie tylko po miesiącach
• Trzy nowe raporty: zlecenia w toku, obłożenie warsztatu i klienci, którzy dawno nie byli
• Każdą tabelę raportu pobierzesz jako CSV, a statusy są opisane po polsku

Aplikacja pracuje już w codziennych naprawach. Następna aktualizacja dodaje w telefonie pole na stan pojazdu przy przyjęciu, a kolejne poprawki wchodzą w rytm zgłoszeń, które mechanicy wysyłają prosto spod podnośnika.

Każdy moduł przechodzi planowe sesje testowe na jednorazowych środowiskach, a każda większa zmiana — przegląd szukający błędów, zanim zobaczy je warsztat. Raporty z obu napędzają listę napraw przed wydaniem.

Formaty i wymogi urzędowe wprowadzamy, zanim staną się obowiązkiem. To praca bez końca — przepisy zmieniają się szybciej niż warsztaty.

Klient dostaje papiery na telefon.

• Protokół przyjęcia i faktura jako bezpieczny, krótki link wysyłany SMS-em — bez drukowania i bez załączników

Dwa kierunki, które wychodzą poza jedno stanowisko i jednego pracownika.

• Portal klienta: pełna historia napraw auta wraz z dokumentacją, dostępna dla właściciela w każdej chwili
• Drugi etap wielu magazynów: przesyłki między oddziałami widoczne w drodze, punkty zamówień osobno dla każdego magazynu i podpowiedź „przenieś, zanim kupisz”
• Wspólne rezerwacje stanowisk między oddziałami
• Więcej danych w aplikacji mobilnej — tak, żeby mechanik rzadziej wracał do komputera