Przejdź do treści

Protokół przyjęcia pojazdu do warsztatu — wzór z sylwetką auta

Autor: Mikołaj BurdzyOstatnia weryfikacja:

Protokół przyjęcia pojazdu to dokument, w którym warsztat i klient spisują stan auta w chwili przyjęcia do naprawy: przebieg, poziom paliwa, widoczne uszkodzenia, zostawione dokumenty, klucze i rzeczy wartościowe. Obie strony go podpisują, więc po naprawie wiadomo, co było wcześniej.

Protokół nie jest obowiązkowy. Przepisy o umowie o dzieło (art. 627–646 KC) go nie przewidują i nie wymagają formy pisemnej (art. 60 KC). Podpisany protokół to jednak dowód stanu auta, a w sporze o rysę liczy się to, co masz na papierze.

Niżej wypełnisz protokół z nazwą swojego warsztatu albo wydrukujesz pusty druk w dwóch egzemplarzach, dla warsztatu i dla klienta. Na osobnej, ostatniej stronie każdego egzemplarza jest schemat uszkodzeń: sylwetka auta w pięciu widokach do zaznaczania długopisem.

Wypełnij albo wydrukuj protokół przyjęcia

Wybierz, co drukujesz: pusty druk z nagłówkiem warsztatu, protokół wypełniony dla klienta albo pusty wzór. Sekcje idą w tej samej kolejności co na protokole, który drukuje mWarsztat: strony, pojazd, stan, dokumenty i wyposażenie, uwagi, zakres prac, zgody, podpisy.

Ceny w zakresie prac są domyślnie wyłączone — protokół opisuje stan auta. Włączysz je w ustawieniach kartki, jeśli protokół ma być zarazem zleceniem. Tam też wyłączysz schemat uszkodzeń, klauzulę RODO i odesłanie do ogólnych warunków naprawy.

Co drukujesz?

Dane warsztatu zapisują się tylko w tej przeglądarce. Dane klienta nie są nigdzie zapisywane ani wysyłane — znikają po zamknięciu strony.

Kartka

Pięć widoków auta do zaznaczania uszkodzeń długopisem, legenda skrótów i ponumerowane wiersze opisu.

Włączone: tabela z VAT, kwotami i zdaniem o art. 630 Kodeksu cywilnego — jak na zleceniu.

Wyłącz, jeśli klient dostaje ją osobno, na przykład razem z ogólnymi warunkami naprawy.

Wyłącz, jeśli nie dajesz klientowi ogólnych warunków. Podpis nie może potwierdzać dokumentu, którego klient nie dostał.

W oknie druku wybierz drukarkę albo „Zapisz jako PDF”.

Pobierz pusty wzór (PDF, A4)
Dane warsztatu (pieczątka)

egzemplarz warsztatu

Protokół przyjęcia pojazdu

  • Numer zlecenia
  • Przyjęto
  • Planowany odbiór

Zleceniodawca

Imię i nazwisko / firma:
Adres:
Telefon:
NIP:

Zleceniobiorca

Nazwa:
Adres:
NIP:
Przyjmuje:

Pojazd

Marka i model:
Nr rej.:
VIN:
Rok produkcji:
Kolor:
Rodzaj paliwa:
Kod silnika:
Przebieg (km):
Stan paliwa:rezerwa1/41/23/4pełennie odczytano

Stan pojazdu — uszkodzenia przy przyjęciu

Schemat uszkodzeń z opisem — załącznik na ostatniej stronie.

Dokumenty i wyposażenie

Dowód rejestracyjnyTAKNIE
Polisa OCTAKNIE
Dokumenty w pojeździeTAKNIE

Klucze i rzeczy pozostawione w pojeździe

Komplety kluczy:
Rzeczy wartościowe:

Uwagi przy przyjęciu

Zgłoszenie klienta / opis zlecenia

Zakres prac

Lp.Czynność / częśćIlośćJ.m.
1
2
3
4

Zgody klienta

Zgoda na jazdę próbnąTAKNIE
Zwrot wymienionych częściTAKNIE

Brak zaznaczenia oznacza, że o zgodę nie zapytano — nie jest odmową.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

Administratorem danych jest warsztat wskazany w nagłówku dokumentu. Dane osobowe i dane pojazdu przetwarzamy, aby wykonać umowę o naprawę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe (lit. c) oraz ustalić i dochodzić roszczeń (lit. f). Przechowujemy je przez okres wymagany przepisami podatkowymi, a następnie do przedawnienia roszczeń. Odbiorcami mogą być dostawcy części, biuro rachunkowe i dostawca systemu informatycznego. Przysługuje Państwu dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przeniesienie, sprzeciw oraz skarga do Prezesa UODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia pojazdu.

Ogólne warunki naprawy

Wersja:
z dnia:

Oświadczam, że zapoznałem się ze stanem pojazdu udokumentowanym powyżej (przebieg, poziom paliwa, pozostawione dokumenty i wyposażenie), z zakresem udzielonych zgód oraz z Ogólnymi warunkami naprawy w wersji wskazanej powyżej, i potwierdzam zgodność powyższych danych na moment przyjęcia pojazdu.

Egzemplarz warsztatu — podpisuje Zleceniodawca.

Przyjmujący (Warsztat)

Przyjmujący zlecenie

Data:

Zleceniodawca (Klient)

Zleceniodawca

Data:

Schemat uszkodzeń pojazdu — załącznik do protokołu przyjęcia

  • Nr zlecenia
  • Nr rej.
  • Przyjęto

Uszkodzenie zaznacz na rysunku kółkiem z numerem, a pod tym numerem w tabeli wpisz strefę, rodzaj, wielkość i nr zdjęcia.

Lewy bokprzódTyłLPGóra (dach, maska, klapa)przódPrzódPLprzódPrawy bok

Rodzaj uszkodzenia: R — rysa · W — wgniecenie · O — odprysk lakieru · P — pęknięcie · K — korozja · B — brak elementu

NrStrefa / elementRodzajOpis, wielkośćZdjęcie nr
1
2
3
4
5
6
7
8

Przyjmujący (Warsztat)

Przyjmujący zlecenie

Zleceniodawca (Klient)

Zleceniodawca

Wzór: mwarsztat.eu/poradnik/protokol-przyjecia-pojazdu-wzor · Stan prawny na 25.09.2026 · Dokument do użytku w warsztacie. mWarsztat nie ponosi odpowiedzialności za skutki jego użycia.

Podgląd pokazuje pierwszy egzemplarz. Wydruk ma ich 2: egzemplarz warsztatu, egzemplarz klienta — każdy na osobnej kartce.

Podgląd kartki

Jak opisać uszkodzenia przy przyjęciu auta

Każde uszkodzenie to trzy rzeczy: gdzie, co i jak duże — a do tego zdjęcie. Na schemacie zaznaczasz miejsce, w tabeli pod nim i na pierwszej stronie protokołu opisujesz je słowami.

  1. Obejdź auto zawsze w tej samej kolejności

    Przód, prawy bok, tył, lewy bok, dach. Przy stałej kolejności nie pominiesz żadnej strony, a klient idzie obok i widzi to samo co Ty.

  2. Strefa: element i strona auta

    Nazwij element i stronę tak, jak widzi je kierowca siedzący w aucie: „drzwi przednie lewe”, „zderzak tylny, prawy narożnik”. Na schemacie zaznacz to miejsce kółkiem z numerem.

  3. Rodzaj: jedno słowo albo skrót

    Rysa, wgniecenie, odprysk lakieru, pęknięcie, korozja, brak elementu. Na schemacie wystarczy skrót z legendy: R, W, O, P, K, B.

  4. Wielkość

    Przybliżona długość albo średnica: „rysa ok. 10 cm”. Bez tego „rysa na drzwiach” po naprawie znaczy wszystko.

  5. Zdjęcie i jego numer

    Jedno z bliska i jedno z dalszej odległości, żeby było widać, który to element. Numer zdjęcia wpisz przy uszkodzeniu — opis i zdjęcie wskazują wtedy to samo miejsce.

  6. Nic nie widać — napisz to

    Wpisz „brak widocznych uszkodzeń”. Puste pole niczego nie rozstrzyga: nie wiadomo, czy auto było całe, czy nikt go nie obejrzał.

Skróty ze schematu i przykłady opisu

Tabela ma trzy kolumny — przesuń ją w bok.

Skróty rodzajów uszkodzeń na schemacie i przykłady opisu
SkrótRodzaj uszkodzeniaPrzykład opisu
RRysadrzwi przednie lewe — rysa ok. 10 cm
WWgnieceniebłotnik tylny prawy — wgniecenie ok. 5 cm, lakier cały
OOdprysk lakierumaska — trzy odpryski przy przedniej krawędzi
PPęknięcieszyba czołowa — pęknięcie ok. 15 cm od lewego dolnego rogu
KKorozjanadkole tylne lewe — ognisko korozji ok. 3 cm
BBrak elementuzderzak przedni — brak zaślepki haka holowniczego

Co wpisać do protokołu przyjęcia i dlaczego

Naprawę auta praktyka i orzecznictwo traktują jak umowę o dzieło (art. 627 KC). Z listy niżej przepis wymaga tylko danych warsztatu wobec konsumenta i klauzuli RODO. Resztę zapisz, bo w sporze liczy się to, co masz na papierze.

Tabela ma trzy kolumny — przesuń ją w bok.

Elementy protokołu przyjęcia pojazdu, ich cel i podstawa
Co wpisaćPo coPodstawa
Numer zlecenia, data i godzina przyjęciaŁączy protokół ze zleceniem i fakturą; godzina pokazuje, od kiedy auto stoi u Ciebie.Praktyka
Zleceniodawca i warsztat, osoba przyjmująca autoKto oddał auto i kto je przyjął.Wobec konsumenta art. 8 pkt 2 ustawy o prawach konsumenta: firma, adres i telefon warsztatu, chyba że wynikają z okoliczności.
Pojazd: nr rejestracyjny, VIN, przebieg, stan paliwaIdentyfikuje auto; przebieg i paliwo porównasz z protokołem wydania.Praktyka
Uszkodzenia opisane słowami i na schemacieRozstrzyga pytanie „czy ta rysa była wcześniej”.Praktyka
Dokumenty, klucze, rzeczy wartościoweCo zostało w aucie i co ma do niego wrócić.Praktyka
Zgody: jazda próbna, zwrot wymienionych częściCzy wolno jechać autem klienta i co zrobić ze starymi częściami.Praktyka. Art. 633 KC mówi tylko o materiale dostarczonym przez klienta, nie o wymienionych częściach.
Klauzula informacyjna RODOKto jest administratorem i jak się z nim skontaktować, cel i podstawa przetwarzania, odbiorcy, okres przechowywania, prawa klienta i prawo skargi do organu nadzorczego.Art. 13 ust. 1–2 RODO. Przepis nie mówi, na którym dokumencie; informację podaje się na piśmie lub w inny sposób (art. 12 ust. 1 RODO).
Podpisy obu stron, dwa egzemplarzeKażda strona zostaje z dokumentem podpisanym przez drugą.Praktyka. Forma jest dowolna (art. 60 KC).

Protokół przyjęcia a zlecenie naprawy

Zlecenie mówi, co ma być zrobione i za ile. Protokół przyjęcia opisuje, w jakim stanie auto przyjechało. Oba wypełnia się przy przyjęciu i mogą stać na jednej kartce — w mWarsztat zlecenie drukuje się właśnie jako „Protokół przyjęcia pojazdu”.

Ten wzór to ta sama kartka co wzór zlecenia naprawy, z wyłączonymi cenami, klauzulą RODO na kartce i dodaną stroną ze schematem uszkodzeń. Gdy w trakcie naprawy wyjdą prace dodatkowe, zgodę klienta zapiszesz na aneksie do zlecenia. Przy odbiorze stan auta opisuje protokół wydania pojazdu.

Protokół przyjęcia w mWarsztat

W mWarsztat protokół przyjęcia drukuje się z danych zlecenia, więc klienta, warsztatu, pojazdu i zakresu prac nie przepisujesz na kartkę. Wychodzą dwa egzemplarze o identycznej treści, dla warsztatu i dla klienta. Protokół nie ma osobnego numeru: nosi numer zlecenia. Przy nowym zleceniu program podpowiada ostatni znany przebieg auta.

Sylwetki auta w programie nie ma. W mWarsztat uszkodzenia opisujesz słowami przy przyjęciu i dokumentujesz zdjęciami, które trafiają na wydruk protokołu. Schemat z tej strony to arkusz papierowy do wydrukowania i dołączenia do protokołu.

Zgody na jazdę próbną i zwrot wymienionych części program zapisuje jako tak, nie albo nie pytano — „nie pytano” nigdy nie drukuje się jako odmowa. Klauzula RODO z tego wzoru to domyślna klauzula z programu; tam drukuje się na stronie ogólnych warunków naprawy, a warsztat może ją zmienić.

Stan na dziś: podpis klienta palcem w aplikacji mobilnej (protokół przyjęcia i wydania); podpis elektroniczny wycen i umów — w przygotowaniu. Aplikacja Mobilna to osobny moduł na telefon i tablet; panel w przeglądarce podpisu nie zbiera.

Jak zlecenie przechodzi od przyjęcia auta do wydania, opisujemy na stronie zleceń warsztatowych.

Załóż konto w mWarsztat

Pytania o protokół przyjęcia pojazdu

Czy protokół przyjęcia pojazdu jest obowiązkowy?
Nie. Nie wymagają go ani przepisy o umowie o dzieło (art. 627–646 KC), ani ustawa o prawach konsumenta, a formy pisemnej nie trzeba, bo wolę można wyrazić każdym zachowaniem, które ją dostatecznie ujawnia (art. 60 KC). Protokół podpisany przez klienta jest dowodem, w jakim stanie auto do Ciebie przyjechało.
Czym różni się protokół przyjęcia do warsztatu od protokołu przekazania przy sprzedaży auta?
Protokół przyjęcia opisuje stan auta oddawanego do naprawy — pojazd zostaje w warsztacie na czas usługi i wraca do tej samej osoby. Protokół przekazania przy sprzedaży towarzyszy umowie kupna-sprzedaży i potwierdza wydanie auta, kluczyków i dokumentów nowemu właścicielowi. Wzór z tej strony dotyczy tylko przyjęcia do warsztatu.
Jak zaznaczać uszkodzenia na sylwetce auta?
Kółkiem z numerem, na tym widoku, na którym uszkodzenie widać. Pod tym samym numerem w tabeli pod rysunkiem wpisz strefę, rodzaj skrótem (R — rysa, W — wgniecenie, O — odprysk lakieru, P — pęknięcie, K — korozja, B — brak elementu), wielkość i numer zdjęcia. Na pierwszej stronie protokołu opisz to samo słowami.
Co zrobić, gdy klient nie chce podpisać protokołu?
Dopisz na protokole, że klient odmówił podpisu, z datą i godziną, podpisz to jako przyjmujący i zrób zdjęcia auta.
Czy zdjęcia mogą zastąpić opis uszkodzeń?
Lepiej mieć jedno i drugie. Opis mówi, który element i co mu jest; zdjęcie pokazuje, jak wyglądał w chwili przyjęcia. Numer zdjęcia wpisany przy uszkodzeniu łączy jedno z drugim.
Czy protokół przyjęcia i zlecenie naprawy mogą być jednym dokumentem?
Tak — forma jest dowolna (art. 60 KC). Zlecenie mówi, co zrobić i za ile, protokół — w jakim stanie auto przyjechało, a oba wypełnia się przy przyjęciu. W mWarsztat zlecenie drukuje się właśnie jako „Protokół przyjęcia pojazdu”. W tym wzorze ceny w zakresie prac włączysz w ustawieniach kartki.

Powiązane strony

Zlecenie naprawy — wzór

Ta sama kartka z cenami: co zrobić, za ile i do kiedy

Protokół wydania pojazdu — wzór

Druga połowa pary: przebieg, paliwo i podpis przy odbiorze

Ogólne warunki naprawy — wzór

Warunki, do których odsyła oświadczenie nad podpisem

Dokumentacja warsztatu

Jakie dokumenty warsztat prowadzi i jak długo je trzyma

Kosztorys naprawy — generator

Wycena do wydruku, zanim klient zleci naprawę

Wzory dokumentów i poradniki

Wszystkie wzory i poradniki dla warsztatu