Protokół przyjęcia pojazdu do warsztatu — wzór
Dokument, który mówi, w jakim stanie auto przyjechało
Protokół przyjęcia pojazdu do warsztatu to spis stanu samochodu z chwili, w której klient zostawia go w serwisie. Notujesz w nim stan licznika, poziom paliwa, numer VIN, opis uszkodzeń widocznych przed naprawą i rzeczy zostawione w środku. Obie strony podpisują — i od tej chwili wiadomo, co było wcześniej, a co ewentualnie później.
Po co? Bo zdanie „oddaliście mi auto porysowane" pada w każdym warsztacie. Bez protokołu jest to słowo przeciwko słowu. Z protokołem — rozmowa trwa minutę i kończy się na kartce.
Przyjęcie do warsztatu a przekazanie przy sprzedaży
Pod hasłem „protokół przekazania samochodu" kryją się dwa zupełnie różne dokumenty. Jeśli szukasz druku do umowy kupna-sprzedaży, ta strona nie jest tym, czego potrzebujesz — opisujemy dokument warsztatowy.
Protokół przyjęcia pojazdu do warsztatu
- Kiedy: gdy klient zostawia auto do naprawy.
- Kto podpisuje: klient i warsztat.
- Co opisuje: stan licznika, poziom paliwa, uszkodzenia lakieru i szyb, wyposażenie zostawione w aucie.
- Właściciel: nie zmienia się. Auto wraca do tej samej osoby.
- Po co: żeby po naprawie dało się wykazać, co było wcześniej.
- Dokument towarzyszący: zlecenie naprawy.
Protokół przekazania przy sprzedaży
- Kiedy: przy wydaniu auta kupującemu.
- Kto podpisuje: sprzedający i kupujący.
- Co opisuje: co zostało wydane — kluczyki, dowód rejestracyjny, karta pojazdu, komplet opon.
- Właściciel: zmienia się. Auto nie wraca.
- Po co: żeby potwierdzić wykonanie umowy.
- Dokument towarzyszący: umowa kupna-sprzedaży.
Jest jeszcze trzeci, bliski dokument: protokół wydania pojazdu — wypełniany przez warsztat przy oddawaniu auta po naprawie. To lustrzane odbicie protokołu przyjęcia i najlepiej sporządzać oba na jednym druku, jeden pod drugim.
Co powinien zawierać protokół przyjęcia pojazdu?
Dziewięć pozycji. Pierwsze trzy identyfikują strony i auto, kolejne opisują stan, ostatnie dwie zamykają dokument. Braki w środku tej listy są tym, co później przegrywa rozmowę z klientem.
Dane warsztatu
Nazwa firmy, NIP, adres, telefon. Warsztat przyjmuje auto pod swoją opiekę — musi być jednoznacznie wskazany.
Dane klienta
Imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, telefon. Osoba, która zostawia pojazd, i osoba uprawniona do jego odbioru.
Dane pojazdu
Marka, model, rok produkcji, numer rejestracyjny i numer VIN. VIN identyfikuje konkretne auto — sam numer rejestracyjny nie wystarcza.
Stan licznika
Przebieg w kilometrach w chwili przyjęcia. To jedna z pierwszych rzeczy, o które pyta klient przy odbiorze, gdy auto było jeżdżone na jazdę próbną.
Poziom paliwa
Stan zbiornika przy przyjęciu — w kreskach wskaźnika, w procentach albo w litrach. Rozstrzyga spór o „zatankowałem pełny bak".
Opis uszkodzeń przed naprawą
Rysy, wgniecenia, odpryski lakieru, pęknięta szyba, stan felg i opon. Każda uwaga z miejscem: „prawy przedni błotnik — rysa 10 cm".
Wyposażenie pozostawione w aucie
Koło zapasowe, podnośnik, klucze, radio, fotelik dziecięcy, bagaż, drugi komplet kluczyków, karta pojazdu i dowód rejestracyjny.
Data i godzina przyjęcia
Godzina ma znaczenie — od niej liczy się okres, w którym za pojazd odpowiada warsztat.
Podpisy obu stron
Podpis klienta i podpis przyjmującego. Protokół podpisany jednostronnie jest tylko notatką warsztatu.
Wartość dowodowa przy sporze z klientem
Przyjmując auto do naprawy, warsztat bierze je pod swoją pieczę. Odpowiada za nie do momentu wydania — także wtedy, gdy stoi na parkingu przed halą albo jedzie na jazdę próbną. Spór zaczyna się zwykle w tym samym miejscu: klient twierdzi, że rysy nie było, warsztat — że była.
Protokół podpisany przez obie strony przenosi tę rozmowę z poziomu pamięci na poziom dokumentu. Nie rozstrzyga sprawy automatycznie, ale jest najmocniejszym dowodem, jaki warsztat może przygotować sam, zanim spór w ogóle powstanie. Działa też w drugą stronę — chroni klienta, gdy warsztat próbuje przypisać mu wcześniejsze uszkodzenie.
Podpis obu stron
Dokument podpisany jednostronnie jest notatką. Podpisany przez klienta — dowodem.
Data i godzina
Wyznaczają moment, od którego pojazd jest pod pieczą warsztatu.
Zdjęcia w załączniku
Fotografie z chwili przyjęcia pokazują to, czego nie opisze żadna rubryka.
Materiał ma charakter poradnikowy i nie jest poradą prawną. Protokół przyjęcia pojazdu nie jest dokumentem wymaganym przepisami — o jego treści i formie decyduje warsztat.
Wzór protokołu przyjęcia pojazdu do warsztatu
Cały wzór pokazujemy na stronie. Przepisz go do własnego druku albo sprawdź po nim formularz, którego już używasz.
Nadwozie, lakier, szyby, felgi i opony, wnętrze. Każda uwaga z lokalizacją.
- Klient potwierdza zgodność powyższego opisu ze stanem pojazdu w chwili przyjęcia.
- Warsztat przyjmuje pojazd pod swoją pieczę do chwili wydania go klientowi.
- Warsztat nie odpowiada za rzeczy wartościowe pozostawione w pojeździe, a niewpisane do protokołu.
- Klient wyraża zgodę na jazdy próbne niezbędne do diagnozy i sprawdzenia naprawy.
- Dane osobowe klienta przetwarzane są zgodnie z RODO w celu realizacji usługi.
Ten sam druk warto mieć w wersji odwrotnej — jako protokół wydania pojazdu po naprawie, z ponownym stanem licznika i podpisem klienta na wydruku przy odbiorze.
Protokół powstaje przy zleceniu, nie na osobnej kartce
W mWarsztat protokół przyjęcia jest częścią elektronicznej karty zlecenia. Otwierasz go przy przyjmowanym aucie, wypełniasz i drukujesz jako Potwierdzenie przyjęcia pojazdu — z danymi klienta, warsztatu i pojazdu wypełnionymi ze zlecenia.
Stan licznika i poziom paliwa
Przebieg wpisujesz przy zakładaniu zlecenia — podpowiada się ostatni znany stan licznika tego auta. Poziom paliwa ustawiasz suwakiem w protokole.
Dokumenty i wyposażenie
Dowód rejestracyjny, polisa OC, liczba kompletów kluczyków, zgoda na jazdę próbną, zwrot wymienionych części i rzeczy wartościowe zostawione w aucie.
Dane pojazdu z systemu
Wpisz numer rejestracyjny albo VIN — marka, model, numer VIN i rok produkcji uzupełniają się same w kartotece pojazdu.
Podpis klienta
Klient podpisuje protokół palcem w aplikacji mobilnej mechanika. Podpis trafia na wydruk potwierdzenia razem z datą.
Uwagi i zdjęcia
Uszkodzenia opisujesz w polu uwag, a zdjęcia z przyjęcia dopinasz do zlecenia — wydruk potwierdzenia zawiera sekcję dokumentacji zdjęciowej.
Wydanie po naprawie
Drugi protokół wypełniasz przy wydaniu auta — z przebiegiem przy wydaniu i wydrukiem „Potwierdzenie wydania" do podpisu przy odbiorze.
CRM i historia pojazdówProtokół przyjęcia i zlecenie naprawy wypełnia się przy tym samym biurku i w tej samej minucie. Co jeszcze warsztat musi prowadzić i jak długo to przechowywać, opisujemy w tekście o obowiązkach dokumentacyjnych warsztatu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się protokół przyjęcia pojazdu do warsztatu od protokołu przekazania samochodu przy sprzedaży?+
Czy protokół przyjęcia pojazdu jest wymagany przepisami?+
Czym różni się protokół przyjęcia od zlecenia naprawy?+
Czy zdjęcia mogą zastąpić opis uszkodzeń?+
Co zrobić, gdy klient odmawia podpisania protokołu?+
Czy protokół przyjęcia trzeba sporządzać przy każdej wizycie?+
Powiązane strony
Zlecenie naprawy — wzór
Drugi dokument wypełniany przy przyjęciu auta
Protokół wydania pojazdu — wzór
Druga połowa pary: przebieg po naprawie i podpis odbioru
Ogólne warunki naprawy — wzór
Zasady, na jakich warsztat przyjmuje pojazdy
Obowiązki warsztatu — dokumentacja
Co warsztat musi prowadzić i przechowywać
Zlecenia warsztatowe
Protokół przyjęcia jako część elektronicznej karty zlecenia
CRM i historia pojazdów
Baza klientów, aut i wykonanych napraw
Chcesz zobaczyć jak to działa?
Umów się na krótką rozmowę. Pokażemy Ci system i odpowiemy na wszystkie pytania.