Przejdź do treści
Kalkulator KSeF

Czy KSeF dotyczy Twojego warsztatu — i od kiedy?

Trzy proste pytania, konkretna data obowiązku i 5-krokowa lista kontrolna. Stan prawny na maj 2026.

Aktualizacja:

Twoja firma

Dwa krótkie pytania o status VAT i wielkość obrotu. To wystarcza.

Czy jesteś podatnikiem VAT czynnym?
Podstawa prawna: ustawa o VAT po nowelizacji 2025 r. Harmonogram opublikowany przez Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl. Stan na maj 2026.

Sprawdź najpierw status VAT

Sprawdź swój status w CEIDG (jednoosobowa) lub w US (sp. z o.o.). To podstawowe pytanie, od którego zależy data KSeF.

Co masz zrobić, w kolejności

  1. 1Wejdź na ceidg.gov.pl i wyszukaj swój NIP — zobacz wpis "status VAT"
  2. 2Jeśli sp. z o.o.: zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego i sprawdź deklaracje VAT-7
  3. 3Jeśli wciąż niejasne — zadzwoń do swojej księgowej (1 minuta rozmowy)
  4. 4Wróć tutaj z odpowiedzią i policz ponownie

Metodologia

Jak to liczymy

3 fazy obligatoryjnego KSeF w Polsce — zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów opublikowanym na ksef.podatki.gov.pl:

  • Phase 1 — 1 lutego 2026: firmy VAT-czynne z obrotem brutto za 2024 r. > 200 mln zł (głównie duże sieci dealerskie).
  • Phase 2 — 1 kwietnia 2026: wszystkie pozostałe firmy VAT-czynne. Dotyczy zdecydowanej większości warsztatów samochodowych.
  • Phase 3 — 1 stycznia 2027: drobni przedsiębiorcy zwolnieni z VAT — ale tylko jeśli wystawią choć jedną fakturę powyżej 450 zł brutto lub łącznie ponad 10 000 zł brutto miesięcznie.

Wszystkie firmy — niezależnie od fazy — muszą odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026. Obowiązek dotyczy wystawiania faktur w fazach.

Kalkulator pokazuje stan na maj 2026. Jeśli MF zmieni harmonogram (Phase 2 była już raz przesuwana), zaktualizujemy logikę w ciągu doby.

FAQ

Najczęstsze pytania

Czy warsztat samochodowy zwolniony z VAT musi używać KSeF?
Nie od 2026. Dopiero od 1 stycznia 2027 — i tylko jeśli wystawiasz pojedyncze faktury powyżej 450 zł brutto lub łącznie ponad 10 000 zł brutto miesięcznie. Większość drobnych warsztatów na ryczałcie/karcie podatkowej wpada w ten próg, bo średnia wartość kompleksowej naprawy auta to zwykle 600-2000 zł.
Co jeśli przegapię datę KSeF i wystawię fakturę poza systemem?
Od daty obowiązku faktura wystawiona poza KSeF nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT — czyli nie daje prawa do odliczenia VAT kupującemu i nie jest dowodem księgowym dla Ciebie. W praktyce: musisz wystawić ją ponownie w KSeF (do 15. dnia miesiąca następnego po dostawie), inaczej grozi sankcja do 100% VAT z tej faktury.
Czy mogę używać darmowej aplikacji podatnika od MF zamiast płatnego programu?
Tak, aplikacja podatnika KSeF jest darmowa i obsługuje pełen workflow (wystawianie, odbiór, korekta). Ale ma kilka ograniczeń: brak masowego wystawiania, brak integracji z magazynem części, brak wystawiania faktur z poziomu zlecenia warsztatowego, brak QR. Dla warsztatu z 50+ fakturami miesięcznie to droga przez mękę — czas wystawienia rośnie z 10 sekund (w programie) do 2-3 minut (w aplikacji MF).
Czy KSeF dotyczy faktur dla osoby fizycznej (nie firmy)?
TAK — od daty obowiązku każda faktura musi iść do KSeF, niezależnie od tego komu jest wystawiona. Faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) idą do KSeF tak samo. Klient nadal dostaje swoją wersję (PDF, papier, mail) — KSeF to równolegle.
Czy paragony z kasy fiskalnej idą do KSeF?
Nie. Paragony fiskalne pozostają w obecnym systemie (JPK_VAT, JPK_V7M). KSeF dotyczy tylko faktur VAT. Ale uwaga: jeśli na życzenie klienta wystawisz fakturę do paragonu, ta faktura już musi pójść do KSeF.

Powiązane

Może Cię zainteresować

KSeF dla warsztatów — kompletny przewodnik

Pełny poradnik krok po kroku: certyfikat, MCU, DEMO, pierwsza faktura, korekta.

Otwórz

Funkcje KSeF w mWarsztat

Jak nasz program automatyzuje KSeF — wystawianie, odbiór, QR, demo.

Otwórz

Cennik mWarsztat

Plany od 79 zł/mies. KSeF wbudowany we wszystkich planach.

Otwórz

mWarsztat liczy to za Ciebie automatycznie

Marże, stawki, KSeF, amortyzacja — wszystko w jednym programie. Bez ręcznych wyliczeń, bez kalkulatorów w trzech zakładkach.

Zobacz demoCennik od 79 zł/mies.